№ 440 — Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты

ПРИК МЭМР 27 августа 2004 № 440 САЗ 04-43

»
1

»
2

BAA

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ
ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ

ПРИКАЗ

МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИКИ
ПРИДНЕСТРОВСКОЙ МОЛДАВСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

27 августа 2004 г.
N 440

(САЗ 04-43)

Согласован: Государственное учреждение "Государственные архивы
Приднестровской Молдавской Республики"

Зарегистрирован Министерством юстиции
Приднестровской Молдавской Республики 18 октября 2004 г.
Регистрационный N 2965

В соответствии с пунктом 2 статьи 6 Трудового кодекса Приднестровской Молдавской Республики от 19 июля 2002 года N 161-З-III (САЗ 02-29), с изменениями и дополнениями, внесенными Законами Приднестровской Молдавской Республики: от 07 июля 2003 года N 305-ЗИД-III (САЗ 03-28) и от 01 октября 2003 года N 338-ЗД-III (САЗ 03-04) и Указом Президента Приднестровской Молдавской Республики от 12 мая 2004 года N 227 "Об утверждении Положения, структуры и штатной численности Министерства экономики Приднестровской Молдавской Республики" (САЗ 04-20), приказываю:

1. Утвердить унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:

а) N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу" (Приложение N 1);

б) N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу" (Приложение N 2);

в) N Т-2 "Личная карточка работника" (Приложение N 3);

г) N Т-2ГС "Личная карточка государственного служащего" (Приложение N 4);

д) "Личный листок по учету кадров" (Приложение N 5);

е) N Т-3 "Штатное расписание" (Приложение N 6);

ж) N Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника" (Приложение N 7);

з) N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу" (Приложение N 8);

и) N Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу" (Приложение N 9);

к) N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику" (Приложение N 10);

л) N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам" (Приложение N 11);

м) N Т-7 "График отпусков" (Приложение N 12);

н) N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)" (Приложение N 13);

о) N Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)" (Приложение N 14);

п) N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку" (Приложение N 15);

р) N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку" (Приложение N 16);

с) N Т-10 "Командировочное удостоверение" (Приложение N 17);

т) N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении" (Приложение N 18);

у) N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника" (Приложение N 19);

ф) N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников" (Приложение N 20);

х) N Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы" (Приложение N 21);

ц) N Т-13 "Табель учета рабочего времени" (Приложение N 22);

ч) N Т-49 "Расчетно-платежная ведомость" (Приложение N 23);

ш) N Т-51 "Расчетная ведомость" (Приложение N 24);

щ) N Т-53 "Платежная ведомость" (Приложение N 25);

э) N Т-53а "Журнал регистрации платежных ведомостей" (Приложение N 26);

ю) N Т-54 "Лицевой счет" (Приложение N 27);

я) N Т-54а "Лицевой счет (СВТ)" (Приложение N 28);

я-1) N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику" (Приложение N 29);

я-2) N Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)" (Приложение N 30);

я-3) N Т-73 "Акт о приемке работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы" (Приложение N 31).

2. Утвердить инструкцию по применению и заполнению унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (Приложение N 32).

3. Направить настоящий Приказ в Министерство юстиции Приднестровской Молдавской Республики на государственную регистрацию.

4. Настоящий Приказ вступает в силу с 1 января 2005 года.

М. БУРЛА

И.О. МИНИСТРА

г. Тирасполь
27 августа 2004 г.
N 440
Приложение N 32
к Приказу Министерства экономики
Приднестровской Молдавской Республики
от 27 августа 2004 г. N 440

ИНСТРУКЦИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ И ЗАПОЛНЕНИЮ
УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЕ

1. Настоящая инструкция предназначена для руководства при заполнении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

2. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты обязательны для юридических лиц всех организационно-правовых форм.

3. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты должны соответствовать требованиям Государственного Стандарта Приднестровской Молдавской Республики "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного Распоряжением Администрации Президента Приднестровской Молдавской Республики от 16.11.2003 г. N 234 р/а (САЗ 01-49).

4. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты подразделяются на две категории:

а) по учету кадров;

б) по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

2. ПОРЯДОК ПРИМЕНЕНИЯ И ЗАПОЛНЕНИЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ
ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ КАДРОВ

5. Во всех унифицированных формах содержащих строку "В соответствии с пунктом ___ статьи ____ Трудового кодекса ПМР, приказываю:" приводится точная ссылка на соответствующую статью Трудового кодекса Приднестровской Молдавской Республики.

6. Унифицированная форма N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу" и унифицированная форма N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу" применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору. Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию, на основании заключенного трудового договора.

а) в приказ (распоряжение) включаются следующие реквизиты:

1) наименование организации;

2) наименование вида документа;

3) дата и номер;

4) текст (распорядительная часть);

5) подпись руководителя организации;

6) подпись работника.

б) при оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, должность, профессия, испытательный срок, если работнику(ам) устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы;

в) при заполнении форм должны соблюдаться следующие правила:

1) наименование организации указывается полностью либо указывается условное наименование организации;

2) табельный номер присваивается каждому вновь принятому работнику и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения;

3) фамилия, имя, отчество записываются в строгом соответствии с паспортом;

4) дата приема на работу и номер трудового договора указываются полностью без сокращений. При заключении с работником(ами) трудового договора на неопределенный срок в строке "Дата" (унифицированная форма N Т-1) или в графе "Период работы" (унифицированная форма N Т-1а) строка (графа) "по" не заполняется;

5) если работнику устанавливается испытательный срок, его продолжительность также указывается полностью;

6) условия приема на работу (вид работы (основная, по совместительству) и режим труда (полное, неполное рабочее время)), а также характер работы (постоянная, временная, на определенный срок, сезонная) указываются без сокращений;

7) наименование структурного подразделения отражается в соответствии с наименованием структурных подразделений в штатном расписании организации, по возможности без сокращений;

8) наименование должности или профессии записывается в соответствии с квалификационными справочниками без сокращений. Перед записью должности или профессии необходимо проверить, допускается ли она штатным расписанием для данного подразделения;

9) размер должностного оклада (тарифной ставки), надбавки и доплаты записываются в числовой форме.

г) подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику(ам) под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (унифицированная форма N Т-2 или N Т-2ГС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (унифицированная форма N Т-54 или N Т-54а).

7. Унифицированная форма N Т-2 "Личная карточка работника" и унифицированная форма N Т-2ГС "Личная карточка государственного служащего" заполняются работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (унифицированная форма N Т-1 или N Т-1а), паспорта, трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу, документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

а) личная карточка государственного служащего (форма N Т-2ГС) применяется для учета лиц, замещающих должности государственной службы;

б) в личную карточку включаются следующие реквизиты:

1) наименование организации;

2) наименование вида документа;

3) текст (как правило оформляется в виде таблиц);

4) подпись составителя;

5) подпись работника.

в) при заполнении личной карточки должны соблюдаться следующие правила:

1) наименование организации указывается полностью либо указывается условное наименование организации;

3) фамилия, имя, отчество записываются полностью и разборчиво. При изменении фамилии старая зачеркивается, и вместо нее записывается новая в соответствии с представленными в кадровую службу документами;

4) дата рождения записывается в соответствии с паспортом, полностью в текстовой зоне, например: "12 декабря 1970 года", при этом код должен быть 12.12.70.;

5) при указании места рождения следует учитывать, что районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями:

город - гор.

деревня - дер.

край - кр.

округ - окр.

область - обл.

поселок - пос.

район - рн.

станция - ст.

село, станица, аул, кишлак - пишутся полностью;

6) гражданство записывается без сокращения;

7) языки, которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений, указывается степень знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем";

8) образование записывается в соответствии с образовательным уровнем. Работники, обучающиеся в организациях профессионального образования, должны быть отнесены к лицам, имеющим общее или профессиональное образование, в зависимости от того какое они имели образование на момент поступления в организацию профессионального образования.Если работник закончил две организации профессионального образования, по различным специальностям, записываются обе организации образования. Разрешаются сокращения слов при написании наименования организации образования, не искажающие смысл наименования. В случае, когда в наименование организации образования входит слово "имени", следует писать сокращенное "им.". Все сведения об образовании устанавливаются на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний;

9) основная профессия указывается полностью. Другой профессией считается такая, которая не совпадает с ранее указанными профессиями, но представляет интерес для организации;

10) стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за стаж работы (выслугу лет), дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов;

11) характеристика состояния в браке возможна в следующих вариантах: женат (замужем); холост (не замужем); разведен (разведена); вдовец (вдова);

12) в составе семьи указываются только члены семьи;

13) паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом;

14) запись домашнего адреса осуществляется с учетом почтового индекса, а также возможной разницы в прописке и фактическом месте проживания;

15) основными документами, на основании которых заполняются сведения о воинском учете, являются: военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе; удостоверение о приписке к призывному участку - на граждан, подлежащих призыву на военную службу;

На граждан, пребывающих в запасе:

пункт 1 "Категория запаса" раздела "Сведения о воинском учете" унифицированной формы N Т-2 и N Т-2ГС - на офицеров запаса не заполняется;

пункт 3 "Состав (профиль)" раздела "Сведения о воинском учете" унифицированной формы N Т-2 и N Т-2ГС - заполняется без сокращения (например, "солдаты", "офицеры", или "командный", "штабной" и т.п.);

пункт 4 "Полное кодовое обозначение военно-учетной специальности" раздела "Сведения о воинском учете" унифицированной формы N Т-2 и N Т-2ГС - записывается полное обозначение (шесть цифр, например "021101");

пункт 5 "Категория годности к военной службе" раздела "Сведения о воинском учете" унифицированной формы N Т-2 и N Т-2ГС - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А";

в пункте 7 "Состоит на воинском учете" раздела "Сведения о воинском учете" унифицированной формы N Т-2 и N Т-2ГС заполняется (простым карандашом):

строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

пункты 1, 3, 4 и 7 не заполняются;

пункт 2 "Воинское звание" раздела "Сведения о воинском учете" унифицированной формы N Т-2 и N Т-2ГС - делается запись "подлежит призыву";

пункт 5 "Категория годности к военной службе" раздела "Сведения о воинском учете" унифицированной формы N Т-2 и N Т-2ГС- записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.

В пункте 8 раздела "Сведения о воинском учете" унифицированной формы N Т-2 и N Т-2ГС личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья";

16) сведения о приеме на работу, назначениях, перемещениях заносятся в течение работы на основании соответствующих приказов (распоряжений) руководителя организации, о чем в таблице делаются соответствующие отметки. При заполнении данного раздела, следует помнить, что администрация организации обязана ознакомить работника с внесенными записями под расписку;

17) данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых при приеме на работу либо поступаемых из отдела кадров. Указывается: вид повышения квалификации; наименование организации образования; вид документа (свидетельство, удостоверение, диплом). В таком же порядке указывают сведения о профессиональной переподготовке и аттестации;

18) при заполнении сведений о поощрениях, наградах необходимо указать виды поощрений, применявшихся к работнику, а также перечислить государственные награды Приднестровской Молдавской Республики, награды СССР, присвоенные почетные звания (если таковые имеются);

19) в разделе "Отпуск" унифицированной формы N Т-2 и N Т-2ГС ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Сведения указываются на основании приказов (распоряжений) о предоставлении отпуска;

20) раздел "Дополнительные сведения" унифицированной формы N Т-2 и N Т-2ГС заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в организациях образования, учета работающих инвалидов и др.;

г) после заполнения раздела "Общие сведения" унифицированной формы N Т-2 и N Т-2ГС лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения. Все последующие изменения данных о работнике (образование, перемена места жительства и др.) отражаются в личной карточке работником кадровой службы.

8. Унифицированная форма "Личный листок по учету кадров" заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы, который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, с записями в документах. Правила заполнения личного листка по учету кадров аналогичны правилам заполнения личной карточки (унифицированная форма N Т-2 и N Т-2ГС).

а) при заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования:

1) на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер "да", "нет";

2) не допускается прочеркивание граф; в случае отрицательного ответа указывается: "не имею", "не участвовал" и т.п.;

3) в графе "Гражданство" указывается название страны (Приднестровская Молдавская Республика, Российская Федерация и т. п.);

4) образование указывается в соответствии с образовательным уровнем. Если обучение в организации образования не закончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил;

5) в графе "Какие имеете труды и изобретения" перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: "список научных трудов (изобретений) прилагается";

6) в графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и т. п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности;

б) на личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу;

в) личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.

9. Унифицированная форма N Т-3 "Штатное расписание" - внутренний документ организации, в котором отражается его структура и штатная численность, а также указываются должностные оклады (тарифные ставки) работников.

а) в штатное расписание включаются следующие реквизиты:

1) наименование организации;

2) наименование вида документа;

3) дата и номер;

4) гриф утверждения;

5) текст (оформляется в виде таблиц);

6) подписи ответственных лиц.

б) в распорядительной части штатного расписания содержатся следующие данные:

1) наименования и коды структурных подразделений. Наименование обособленных структурных подразделений организации, как правило, указываются в алфавитном порядке. Можно также исходить из штатной численности подразделения (по степени убывания). Допускается также использовать в качестве принципа расположения наименований структурных подразделений степень их (подразделений) функциональной важности. Наименования указываются без сокращений, в единственном числе именительного падежа. Кодирование структурных подразделений организации осуществляется для формирования сводной отчетности;

2) наименования должностей, профессий работников. Наименования должностей указываются в составе структурных подразделений. Они приводятся по старшинству, начиная с высшего звена и заканчивая младшим звеном (руководитель, заместитель руководителя, специалист, и т.д.). В штатном расписании допускается указывать двойные наименования должностей, разделяемых знаком " - ". В том случае, если в организации есть работники, не входящие в состав какого-либо структурного подразделения, они оформляются как "прочий персонал";

3) количество штатных единиц указывается по каждой должности или профессии. Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указываются в соответствующих долях (0,25; 0,5; 0,75);

4) размер месячного должностного оклада (тарифной ставки) работников;

5) система надбавок и доплат;

6) месячный фонд заработной платы.

в) если условия оплаты труда в организации установлены в определенном диапазоне, то в штатном расписании можно предусмотреть "вилку" окладов;

г) изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

10. Унифицированная форма N Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника" предназначена для учета научных, научно - педагогических работников в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии. Вести учетные карточки может и иная организация, в штат которой входят работники, имеющие ученую степень или ученое звание.

а) карточка ведется как по месту основной работы, так и по совместительству. Заполняется в одном экземпляре работником кадровой службы на научных, научно - педагогических работников на основании соответствующих документов (диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником. Заполненная учетная карточка должна быть подписана работником, на которого она составлена и заверена вышестоящим руководителем;

б) в учетную карточку включаются следующие реквизиты:

1) наименование организации;

2) наименование вида документа;

3) дата и номер;

4) текст (оформляется в виде таблиц);

5) подпись составителя;

6) подпись работника.

в) при заполнении учетной карточки необходимо руководствоваться следующими правилами:

1) наименование организации указывается полностью либо указывается условное наименование организации;

5) в пункте 4 "Постдипломное профессиональное образование" указывается наименование организации, в которой была окончена аспирантура, ординатура, адъюнктура, докторантура, дата ее окончания, а также номер, серия и дата выдачи соответствующего удостоверения;

6) ученая степень заполняется на основании представленных документов (дипломов), включая сведения об отрасли науки и специальности научных работников;

7) ученое звание (профессор, доцент, старший научный сотрудник - для научных работников; доцент и профессор по кафедре (для научно-педагогических работников)) указывается на основании соответствующего аттестата;

г) на каждого научного и научно-педагогического работника ведется также личная карточка (унифицированная форма N Т-2).

11. Унифицированной формой N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу" и унифицированной формой N Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу оформляется перевод работника(ов) из одного структурного подразделения в другое. Заполняет форму работник кадровой службы организации.

а) реквизиты и правила заполнения формы приказа (распоряжения) о переводе аналогичны правилам заполнения формы приказа (распоряжения) о приеме на работу (унифицированная форма N Т-1 или Т-1а);

б) приказ, подписанный руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику(ам) под расписку;

в) согласие работника(ов) на перевод (если оно требуется) оформляется его подписью на приказе (распоряжении), которая ставится после того, как приказ подписан руководителем организации;

г) на основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке (унифицированная форма N Т-2 или N Т-2ГС), лицевом счете (унифицированная форма N Т- 54 или N Т-54а), вносится запись в трудовую книжку.

12. Унифицированная форма N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику" и унифицированная форма N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам" применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику(ам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором.

а) форма заполняется работником кадровой службы или уполномоченным лицом. Реквизиты и правила заполнения формы данного приказа те же, что и приказа о приеме на работу (унифицированная форма N Т-1 или N Т-1а);

б) приказ подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом и объявляется работнику(ам) под расписку;

в) на основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (унифицированная форма N Т-2 или N Т-2ГС), лицевом счете (унифицированная форма N Т-54 или N Т- 54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по унифицированной форме N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику".

13. Унифицированная форма N Т-7 "График отпусков" применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работников.

а) график отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии) и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом;

б) в сводный график отпусков включаются следующие реквизиты:

1) наименование организации;

2) наименование вида документа;

3) дата и номер;

4) гриф утверждения;

5) гриф согласования с профсоюзной организацией;

6) текст (как правило, оформляется в виде таблиц);

7) подпись составителя;

8) визы согласования.

в) при переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения, с разрешения лица, утвердившего график или лица, уполномоченного им на это.

14. Унифицированная форма N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)" и унифицированная форма N Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)" применяются для оформления и учета увольнения работника(ов).

а) приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора составляется работником кадровой службы. Реквизиты и правила заполнения информации те же, что и установленные для заполнения формы приказа (распоряжения) о приеме на работу (унифицированная форма N Т-1 или N Т-1а). Подписывается приказ руководителем организации или уполномоченным им лицом и объявляется работнику(ам) под расписку;

б) в строке "Основание" унифицированной формы N Т-8 и N Т-8а делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора с указанием даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы);

в) при увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику;

г) при расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики, к приказу (распоряжению) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.

д) на основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) делается запись в личной карточке (унифицированная форма N Т-2 или N Т-2ГС), лицевом счете (унифицированная форма N Т-54 или N Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по унифицированной форме N Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) действия трудового договора с работником (увольнении)".

15. Унифицированная форма N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку" и унифицированная форма N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку применяются для оформления и учета направления работника(ов) в командировку(и).

а) в приказе должны быть указаны следующие реквизиты:

1) наименование организации;

2) наименование вида документа;

3) дата и номер;

4) текст (распорядительная часть);

5) подпись руководителя организации;

6) подпись работника.

б) распорядительная часть должна включать:

1) фамилию, имя, отчество командируемого работника, его должность, профессию, наименование структурного подразделения, в котором он работает;

2) срок командировки;

3) дата выезда в командировку и возвращения из командировки;

4) цель командировки;

5) источник оплаты сумм командировочных расходов.

в) в приказе может указываться общая цель командировки, например "служебное поручение". При этом подробно цели командировки излагаются в служебном задании на командировку (унифицированная форма N Т-10а), которое подписывает руководитель соответствующего структурного подразделения и руководитель организации;

г) приказ заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

16. Направление работников организаций в командировку производится руководителями этих организаций и оформляется выдачей командировочного удостоверения (унифицированная форма N Т-10), которое является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них). Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (унифицированная форма N Т-9).

а) командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован;

б) фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте;

в) отметки в командировочном удостоверении заверяются печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности организация для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица;

г) после возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

17. Унифицированная форма N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении" применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.

а) служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (унифицированная форма N Т-9 или N Т-9а);

б) лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (унифицированная форма N Т-10) и авансовым отчетом.

18. Унифицированная форма N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника" и унифицированная форма N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников" применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе.

а) составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник. Если к работнику необходимо применить поощрение, выходящее за пределы прав руководителя, то он ходатайствует об этом перед вышестоящим руководителем;

б) реквизиты и правила заполнения формы данного приказа те же, что и приказа о приеме на работу (унифицированная форма N Т-1 или N Т-1а);

в) в распорядительной части указывают фамилию, имя и отчество поощряемого(ых) работника(ов), должность, профессия, наименование структурного подразделения, в котором работает работник, мотив, а затем вид поощрения (объявить благодарность, наградить ценным подарком и пр.). Необходимо также перечислить документы, являющиеся основанием для издания приказа: докладные записки, представления о поощрении и прочее;

г) подписывается приказ руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику(ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника (унифицированная форма N Т-2 или N Т-2ГС) и трудовую книжку работника;

д) при оформлении всех видов поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), допускается исключение из унифицированной формы N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника" реквизита "в сумме __ руб. __ коп.".

3. ПОРЯДОК ПРИМЕНЕНИЯ И ЗАПОЛНЕНИЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ
ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
И РАСЧЕТОВ С ПЕРСОНАЛОМ ПО ОПЛАТЕ ТРУДА

19. Унифицированная форма N Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы" и унифицированная форма N Т-13 "Табель учета рабочего времени" применяются для учета времени, фактически отработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. При раздельном ведении учета рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда допускается применение раздела I "Учет рабочего времени" табеля по унифицированной форме N Т-12 в качестве самостоятельного документа, без заполнения раздела II "Расчет с персоналом по оплате труда". Унифицированная форма N Т-13 применяется для учета рабочего времени.

а) составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию;

б) отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок о медицинском отпуске, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое и пр.);

в) для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:

1) в унифицированной форме N Т-12 (графы 4,6)-две строки,

2) в унифицированной форме N Т-13 (графа 4)-четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16);

г) в формах N Т-12 и N Т-13 (в графах 4,6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя-для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах), по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы, в условиях, отличных от нормальных;

д) при заполнении граф 5 и 7 табеля по унифицированной форме N Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках-количество часов, отработанных каждым работником за учетный период;

е) затраты рабочего времени учитываются в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми;

ж) при составлении табеля по унифицированной форме N Т-12 в разделе II на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18-22, и при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 18-34;

з) унифицированная форма N Т-13 "Табель учета рабочего времени" применяется при автоматизированной обработке учетных данных. При составлении табеля по унифицированной форме N Т-13:

1) при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в табель, заполняются реквизиты "код вида оплаты", "корреспондирующий счет", над таблицей с графами 7-9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;

2) при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7-9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре;

и) бланки табеля по унифицированной форме N Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (профессия), табельный номер и т.п.- то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных;

к) условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе унифицированной формы N Т-12, применяются и при заполнении унифицированной формы N Т-13.

20. Унифицированная форма N Т-49 "Расчетно - платежная ведомость", унифицированная форма N Т-51 "Расчетная ведомость" и унифицированная форма N Т-53 "Платежная ведомость" применяются для расчета и выплаты заработной платы работникам организации.

а) при применении расчетно-платежной ведомости по унифицированной форме N Т-49 другие расчетные и платежные документы по унифицированным формам N Т-51 и N Т-53 не составляются;

б) на работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость не составляются;

в) ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии;

г) начисление заработной платы (унифицированная форма N Т-49 и N Т-51) производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов. В графах "начислено" проставляются суммы по видам оплат из фонда оплаты труда, а также другие доходы в виде различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику, оплаченных за счет прибыли организации и подлежащих включению в налоговую базу. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая выплате работнику;

д) на титульном листе расчетно-платежной ведомости (унифицированная форма N Т-49) и платежной ведомости (унифицированная форма N Т-53) указывается общая сумма, подлежащая выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы;

е) в расчетно-платежной ведомости (унифицированная форма N Т-49) и платежной ведомости (унифицированная форма N Т-53) по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, соответственно в графах 23 и 5 делается отметка "Депонировано". При необходимости в графе "Примечание" унифицированной формы N Т-53 указывается номер предъявленного документа;

ж) в конце платежной ведомости после последней записи проводится итоговая строчка для проставления общей суммы ведомости. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер, номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости;

з) в расчетных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.

21. Унифицированная форма N Т-53а "Журнал регистрации платежных ведомостей" применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации. Ведется работником бухгалтерии.

22. Унифицированная форма N Т-54 "Лицевой счет" и унифицированная форма N Т-54а "Лицевой счет (СВТ)" применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года. Заполняются работником бухгалтерии.

а) унифицированная форма N Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат;

б) унифицированная форма N Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных средствами вычислительной техники (СВТ) с использованием специальных программ и содержит только условно-постоянные реквизиты необходимые для расчета заработной платы. Экземпляр распечатки расчетного листка, содержащий данные о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей к выплате, вкладывается (вклеивается) ежемесячно в лицевой счет работника на бумажном носителе. На оборотной стороне формы или вкладном листе дается расшифровка кодов (по системе кодирования, принятой в организации) различных видов выплат и удержаний.

23. Унифицированная форма N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику" применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.

а) при расчете среднего заработка для оплаты отпуска в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период, согласно правилам исчисления среднего заработка;

б) в графах 4, 5 указывается количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде. Графа "Количество часов расчетного периода" заполняется при расчете оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.

24. Унифицированная форма N Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)" применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Составляется работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.

а) при расчете среднего заработка для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, а также удержания за использованный авансом отпуск в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период согласно правилам исчисления среднего заработка.

б) в графах 4, 5 указывается количество календарных (рабочих) дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде. Графа "Количество часов расчетного периода" заполняется при расчете выплаты компенсации за неиспользованный отпуск работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.

25. Унифицированная форма N Т-73 "Акт о приемке работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы" применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных работником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы. Является основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.

Составляется работником, ответственным за прием выполненных работ, утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в бухгалтерию для расчета и выплаты исполнителю работ причитающейся суммы.