BAA
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ РАЙОННЫХ (ГОРОДСКИХ)
МЕЖВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ ДОКУМЕНТОВ ПО
ЛИЧНОМУ СОСТАВУ И ПРИМЕРНОГО ПОЛОЖЕНИЯ
О МЕЖВЕДОМСТВЕННОМ АРХИВЕ
ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
АДМИНИСТРАЦИЯ ПРЕЗИДЕНТА
ПРИДНЕСТРОВСКОЙ МОЛДАВСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
10 января 2002 г.
N 3р/а
(САЗ 02-4)
Зарегистрировано Министерством юстиции
Приднестровской Молдавской Республики 22 января 2002 г.
Регистрационный N 1379
В соответствии с Указом Президента Приднестровской Молдавской Республики "О создании межведомственных архивов по личному составу" N 287 от 7 июня 2001 года и в целях обеспечения сохранности документов по личному составу граждан Приднестровской Молдавской Республики:
1. Утвердить Методические рекомендации по организации работы районных (городских) межведомственных архивов документов по личному составу (Приложение N 1).
2. Утвердить Примерное положение о межведомственном архиве по личному составу (Приложение N 2).
3. Настоящее Распоряжение вступает в силу со дня официального опубликования.
С. ЛЕОНТЬЕВ
РУКОВОДИТЕЛЬ АДМИНИСТРАЦИИ
г. Тирасполь
10 января 2002 г.
N 3р/а
Приложение N 1
к Распоряжению Администрации Президента
Приднестровской Молдавской Республики
от 10 января 2002 года N 3р/а
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ
РАЙОННЫХ (ГОРОДСКИХ) МЕЖВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ
ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
I. Организационно-правовые основы деятельности
межведомственных архивов
1. Районные (городские) межведомственные архивы документов по личному составу (далее - МВА) являются подразделениями (отделами) государственных районных (городских) архивов, которые создаются в целях наиболее эффективного обеспечения сохранности и использования документов по личному составу, а также в социально-правовых интересах граждан.
2. Правовой основой организации и деятельности МВА являются правовые акты Президента и нормативно-методические документы межведомственного органа управления и контроля, осуществляющего реализацию государственной политики в области архивного дела и документации.
3. Вопросы административно-хозяйственного руководства работой МВА: обеспечение помещением, пригодным для хранения документов, оборудованием, инвентарем, транспортом и создание других необходимых для работы архива условий, - находятся в ведении государственных администраций (далее госадминистраций) городов и районов. Организационно-методическое руководство и контроль за деятельностью МВА осуществляется межведомственным органом управления и контроля в области архивного дела и документации.
4. Деятельность МВА обеспечивается за счет финансирования местного бюджета.
5. МВА имеет право на оказание платных услуг по тарифам, установленным для государственных архивов (далее госархив).
Стоимость услуг определяется на основе Прейскурантов на работы и услуги, разработанных межведомственным органом управления и контроля в области архивного дела и документации и согласованных с соответствующими органами государственной власти.
6. Денежные средства, получаемые МВА за платные услуги, поступают на счета городских, районных госархивов (при отсутствии счета госархивов на счета госадминистрации городов и районов). Использование средств осуществляется в соответствии со сметой доходов и расходов целевого бюджетного счета госархивов.
7. Штатная численность МВА комплектуется в зависимости от количества дел, находящихся в архиве (из расчета на одного специалиста-архивиста пять тысяч дел), а также норм времени на соновные виды работ, выполняемые госархивами.
8. Прием документов на централизованное хранение в МВА осуществляется в соответствии с договорами (Приложение) по акту приема-передачи.
II. Комплектование межведомственных архивов документами,
экспертиза ценности документов
9. МВА принимают документы по личному составу учреждений, организаций и предприятий, всех форм собственности зоны комплектования соответствующего государственного архива (расположенного на территории данного района, города). В первую очередь, МВА комплектуется документами ликвидированных организаций, учреждений, предприятий всех форм собственности.
10. В МВА могут поступать следующие основные категории документов:
а) приказы и распоряжения по личному составу;
б) личные карточки по учету кадров;
в) личные дела (по усмотрению МВА);
г) списки рабочих и служащих;
д) протоколы заседаний государственных экзаменационных, квалификационных и аттестационных комиссий;
е) книги регистрации выдачи дипломов, аттестатов и удостоверений об окончании учебных заведений;
ж) списки лиц, окончивших учебные заведения;
з) лицевые счета рабочих и служащих (или заменяющие их документы по начислению заработной платы);
и) книги учета членов колхоза и их семей;
к) книги учета и списки членов промысловых и коммунально-бытовых артелей, кооперативов;
л) протоколы заседаний Правления колхоза о приеме на работу;
м) книги лицевых счетов колхозников и членов кооперативных организаций;
н) акты о несчастных случаях на производстве;
о) другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменения в должности и социально-правовом положении граждан.
Примечание: документы, фиксирующие акты гражданского состояния, хранятся в архивах ЗАГС 75 лет, после чего поступают на госхранение в госархивы Приднестровской Молдавской республики.
11. Документы по личному составу от предприятий, учреждений, организаций принимается на хранение в МВА в упорядоченном виде. Упорядочение документов по личному составу производится силами организаций, сдающих документы. К упорядочению документов могут также привлекаться специалисты архивных учреждений и работники МВА на договорной основе.
12. Документы по личному составу формируются в дела по видам, дела систематизируются по хронологическому признаку. Личные карточки и личные дела могут быть описаны отдельно и систематизированы в алфавитном порядке. Отдельно могут быть описаны также невостребованные трудовые книжки. Если количество их незначительно, то из них формируется отдельное дело.
Нахождение в личном деле личных документов граждан (свидетельства о рождении, диплома, аттестата и др.) оговаривается в заверительной надписи. При наличии большого количества невостребованных документов, не включенных в личные дела, они могут быть объединены в одно дело, где они систематизируются по фамилиям владельцев. На дела, сформированные из личных документов граждан, составляются внутренние описи.
13. Описи дел по личному составу, передающиеся на хранение в МВА, рассматриваются и согласовываются Центральной экспертно-проверочной комиссией межведомственного органа управления и контроля, осуществляющей государственную политику в области архивного дела и документации.
14. Прием документов по личному составу от организации производится по акту приема-передачи документов, оформленному в установленном порядке, при наличии 3-х экземпляров описи и 2-х экземпляров исторической справки. Один экземпляр описи, исторической справки и акта приема-передачи хранится в организации сдавшей документы.
15. В случае передачи в МВА не полностью сохранившихся документов (дел) по личному составу, на эти документы (дела) составляется и прилагается к описям справка с указанием категории утраченных документов (дел), их количества, крайних дат и причин утраты. Справка подписывается руководством организации, членами экспертной комиссии организации, сдающего документы в МВА.
16. МВА ведет картотеку организации, сдающих ему документы по личному составу. На карточке фиксируются: наименование организации, ее подчиненность и местонахождение, количество и крайние даты документов, количество ежегодно образующихся дел по личному составу, фамилия руководителя организации и ответственного за сохранность документов, наличие номенклатуры дел, даты проверки сохранности документов.
17. Документы МВА по истечению установленного срока хранения работниками архива подвергаются экспертизе научной и практической ценности в соответствии с действующими нормативами. Документы по личному составу, имеющие научно-историческую ценность, передаются для дальнейшего хранения в соответствующий государственный архив. Дела, утратившие практическое значение и не имеющие научно-исторической ценности, отбираются в установленном порядке к уничтожению.
18. На документы по личному составу, имеющие научно-историческую ценность, составляется опись дел постоянного хранения, которая в установленном порядке представляется на рассмотрение и утверждение Центральной экспертно-проверочной комиссии межведомственного органа управления и контроля в области архивного дела и документации и подлежит передаче в соответствующий территориальный архив.
III. Обеспечение сохранности и учет документов в
межведомственных архивах
19. Документы МВА учитываются по фондам и делам.
Фондом документов по личному составу является совокупность документов по личному составу, образующихся в процессе деятельности одного учреждения, организации, предприятия.
20. Фондирование документов по личному составу и нумерация фондов производится обособленно от фондов государственного архива. К номеру фонда МВА добавляется также литера "Л".
21. Учетным и научно-справочным аппаратом к документам МВА являются:
а) книга поступлений документов;
б) описи дел;
в) список фондов МВА;
г) листы фондов;
д) исторические справки;
е) топографические указатели.
21.1 Рекомендуется также ведение следующих справочных картотек:
а) картотеки организаций с включением сведений по истории организации;
б) алфавитной картотеки к книгам приказов и описям личных дел;
в) картотеки местонахождения документов организации района (города);
г) алфавитной карточки запросов граждан.
22. В книгу поступлений заносятся в последовательном хронологическом порядке все первичные и повторные поступления дел каждого фонда. Каждому поступлению присваивается очередной порядковый номер (отдельно по каждому фонду).
23. Список фондов МВА представляет собой их перечень в порядке поступления. В случае выбытия фонда его номер другому фонду не присваивается.
24. Дела по личному составу учитываются в МВА по описям. Описи дел по личному составу нумеруются в валовом порядке в пределах данного фонда с прибавлением литеры "Л". Каждое дело (или отдельный его том) заносится в опись под отдельным номером. Опись должна содержать итоговую запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера). Итоговую запись заверяет составитель описи и лицо, ответственное за делопроизводство в организации.
25. При первом поступлении фонда на каждый фонд заводится лист фонда, в котором фиксируются название фонда и изменения в названии, номер фонда, принадлежность его к спискам организации N 1 или N 2, крайние даты функционирования организации под каждым названием и объем документов фонда по состоянию на 01 января каждого года.
26. На каждый фонд заводится дело фонда, включающее все документы, отражающие историю организации и ее фонда: исторические справки, справки о не сохранности документов, акты приема-передачи дел, акты проверки наличия, акты о выделении к уничтожению документов и т.п. Делу фонда присваивается номер фонда.
27. Исторические справки составляются о каждой организации, сдающей документы (фонде). Историческая справка состоит из двух частей: истории организации и истории фонда.
В первой части излагаются:
а) дата создания организации, ее функции и структура;
б) изменения в названии, функциях и структуре организации;
в) дата реорганизации и ликвидации, наименование организации-правопреемника.
Указанные сведения должны приводиться со ссылками на соответствующие документы.
Во второй части исторической справки излагаются сведения по истории фонда и его составу. Указываются объем, категории и крайние даты документов, состояние их сохранности, качество документов по личному составу, причины приема на централизованное хранение дополнительных категорий документов (например, прием на хранение ведомостей на выдачу зарплаты в случае неудовлетворительного ведения лицевых счетов рабочих и служащих).
28. На каждую организацию города, района, документы которой не сдаются в МВА, составляется карточка, где фиксируется наименование организации, ее предыдущее наименование и наименования учреждений-предшественников, а также количество, крайние даты и место хранения ее документов (в самой организации, в госархиве, в МВА другого района и т.п.).
На каждое предыдущее наименование организации и ее предшественников составляется карточка со ссылкой на наименование организации в настоящее время. Карточки систематизируются по отраслевому признаку, а внутри отраслевых рубрик - по алфавиту наименований организации.
IV. Использование документов в межведомственных архивах
29. Документы межведомственных архивов по личному составу используются, в основном, для удовлетворения запросов граждан социально-правового характера. По ним могут быть наведены и выданы архивные справки, архивные копии и выписки из документов о трудовом стаже и заработной плате, образовании, трудовых, имущественных правах, общественной деятельности.
30. Архивной справкой называется официально заверенная справка, имеющая юридическую силу и содержащая сообщение (подтверждение) об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса, с указанием поисковых данных документов.
31. Архивная копия - дословное воспроизведение машинописным, фото-электрографическим или другим способом всего текста документа, официально заверенное архивом.
32. Архивная выписка - дословное воспроизведение части текста документа, относящейся к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное архивом.
33. Заявления граждан о выдаче архивных справок могут быть получены как по почте, так и непосредственно путем личной подачи их заявителями.
34. Архивные справки, копии и выписки из документов могут быть биографическими, когда они содержат сведения об определенном лице, и тематическими, когда они содержат сведения по определенному предмету, вопросу или теме.
35. Архивные справки могут выдаваться гражданам как о них самих, так и о лицах, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умершем супруге или близком родственнике.
36. Допускается изъятие из дел и выдача владельцам по их письменным заявлениям с разрешения руководства МВА подлинных личных документов о гражданском состоянии (метрическая выписка, свидетельство ЗАГС) и об образовании (диплом, аттестат, свидетельство, удостоверение), а также трудовых книжек, трудовых и послужных списков, не полученных в свое время владельцами.
37. Учет поступающих заявлений и регистрация выдаваемых МВА справок ведется в журнале. В целях обеспечения контроля за ходом исполнения заявлений и облегчения нахождения копий выданных архивных справок при повторном обращении заявителей рекомендуется вести в архиве контрольную картотеку.
Контрольные карточки составляются на положительные социально-правовые запросы, для составления которых требовалось провести определенную работу по поиску необходимых сведений.
Контрольные карточки включаются в справочную картотеку, систематизированную по алфавиту фамилий.
38. Срок исполнения заявлений о выдаче архивных справок не должен превышать 30 дней.
39. Для приема граждан архивом устанавливаются определенные часы. Учет приема посетителей ведется в специальном журнале.
V. Наведение архивных справок
40. Архивные справки наводятся по всем документам, имеющимся в архиве и относящимся к вопросу заявления.
Поиски следует начинать с просмотра дел за последние годы (из указанных в заявлении), где могут находиться обобщенные данные за все время работы или учебы гражданина.
41. Справки о трудовом стаже граждан наводятся по делам организаций, указанных в заявлении, и соответствующих вышестоящих организаций, а также тех организаций, по номенклатуре которых проходил заявитель.
42. Основанием для наведения архивных справок о трудовом стаже, как правило, служат такие документы, как: личные, служебные и алфавитные карточки по учету кадров, приказы, алфавитные и именные списки, а также послужные и трудовые списки, заверенные характеристики, рекомендации и другие документы, включенные в личные дела рабочих и служащих.
При наличии нескольких разновидностей документов для наведения справки на одно лицо, в первую очередь, используются приказы по личному составу, т.к. в них всегда указывается наименование должности заявителя и точные даты назначения, увольнения, перемещения по службе.
43. Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для наведения архивных справок. Правильно оформленные трудовые книжки, хранящиеся в архиве, могут быть использованы для наведения архивных справок.
44. Для составления справок о размере заработной платы используются лицевые счета рабочих и служащих по начислению заработной платы, а при их отсутствии или неполноте - ведомости на выдачу заработной платы или заменяющие их документы (расчетные книжки и т.п.).
45. Справки об образовании наводятся как по делам данного учебного заведения, так и по делам вышестоящего органа народного образования. Основаниями для наведения таких справок служат книги регистрации выданных аттестатов, дипломов и т.д.
46. Для подтверждения трудового стажа колхозников используются протоколы, решения комиссии по установлению стажа, справки о приеме и выбытии колхозников, книги учета членов колхоза, трудовые книжки колхозников, ведомости по учету выработки трудодней, на выдачу сельскохозяйственных продуктов членам колхоза, списки плательщиков единого сельхозналога, похозяйственные книги.
VI. Составление и оформление архивных справок,
копий, выписок из документов
47. Архивные справки, выписки должны составляться по
установленной форме на бланке госрай(гор)архива с обозначением
названия документа: "архивная справка".
48. Архивная справка должна содержать в себе точное и ясное
изложение имеющихся в документах сведений по запросу (заявлению).
Сведения, не относящиеся к запросу (заявлению), в справку не
включаются. В справке приводятся названия документов, их даты и
излагаются сведения, имеющиеся в этих документах. При этом изложение
дается в хронологической последовательности событий, а не документов,
в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из
документов, заключая их в кавычки. Наименования организаций в тексте
справки при первом упоминании должны приводиться полностью, при
повторных упоминаниях допускается применение сокращений. После текста
справки помещаются поисковые данные, послужившие основанием для ее
составления (номера описей, фондов, дел, листов документов),
допускается включение шифров дел и ссылок на номера листов в текст
справки после изложения каждого факта или события. Разъяснения по
существу обнаруженных в документах сведений, пояснения к документам,
внушающим сомнения в их достоверность, о причинах выдачи неполной
архивной справки и т.п. сообщаются в сопроводительном письме,
направляемом в адрес организации или гражданина.
49. Архивная справка подписывается заведующим госрай(гор)архивом
и руководителем МВА и заверяется гербовой печатью архива. Копия
архивной справки (без штампа и печати архива) остается в деле и
заверяется исполнителем.
50. К архивной справке могут прилагаться копии документов и
выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в архивной
справке.
51. Несовпадение отдельных данных документов архива со
сведениями, изложенными в заявлении, не должно служить препятствием
для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех
остальных сведений не оставляет никаких сомнений в тождественности
лица или фактов, о которых говорится в документах и сообщается в
заявлении (например, несовпадение в написании имени или отчества "Егор
Иванович" вместо "Георгий Иванович", года рождения "1901" вместо
"1900", должности "бухгалтер" вместо "счетный работник" и т.д.).
Несовпадения отдельных биографических данных включаются в
архивную справку так, как они значатся в документах архива, а
расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте
справки ("так в документе"). Оговаривается также отсутствие имени и
отчества, невозможность расшифровки инициалов или наличие только
одного из них.
52. Сведения о работе гражданина в разных организациях или об
учебе в разных учебных заведениях, как правило, включаются в одну
справку. В случае, когда неполные данные о работе заявителя или
отсутствие в архиве требуемых сведений являются препятствием к
начислению пенсии, составляются самостоятельные архивные справки по
каждой организации.
В справке о подтверждении трудового стажа указываются данные
только за то время, за которое имеются сведения в документах. При этом
приводится точное название должности, в которой работал заявитель, и
годы работы.
53. В справку о заработной плате не должны включаться выплаты, не
обусловленные действующей системой оплаты труда, перечень которых
утверждается в определенном законом порядке.
54. При составлении справки о заработной плате при наличии
месяцев, в течение которых работник фактически не работал или
проработал неполное количество рабочих дней (независимо от причины:
болезни, отпуска, увольнения и т.д.), в справку включаются данные за
другие непосредственно предшествующие месяцы.
55. В справку о заработоке члена колхоза включаются все виды
оплаты труда в общественном хозяйстве колхоза.
56. В справке размер заработной платы указывается в соответствии
с масштабами цен, действовавших в тот период, за который наводится
справка.
57. В случаях, когда сведения о трудовом стаже колхозников не
умещаются на одном листе справки, включая его обратную сторону,
справка продолжается на втором и последующих листах. При этом каждый
лист справки заверяется печатью.
58. В справке об образовании, при отсутствии в документах
сведений об окончании учебного заведения, указывается, в каком классе
или на каком курсе заявитель учился. Стипендия, выплачиваемая за
период обучения, приравнивается (по желанию обратившегося за пенсией)
к заработку.
59. При составлении справки, аналогичной выданной ранее, а также
при исполнении повторных запросов, исполнитель проверяет соответствие
сведений, имеющихся в документах, данным, изложенным в справке, и
дополняет ее вновь обнаруженными или не использованными ранее
сведениями.
60. Лицам из числа военнослужащих и приравненным к ним лицам,
работникам органов прокуратуры, имеющим классные чины в заработок для
исчисления пенсий включаются все виды денежного довольствия.
61. При отсутствии в архиве документов, необходимых для
подтверждения запрашиваемых сведений, составляется ответ на бланке
госрай(гор)архива, но без надписи "Архивная справка". В ответе
указываются причины отсутствия документов, даются рекомендации, куда
следует обращаться за справкой.
62. При наличии сведений о не сохранности документов выдается
архивная справка о не сохранности документов и даются рекомендации о
возможности обращения к свидетельским показаниям.
63. Текст документов в архивных копиях и выписках передается по
правилам новой орфографии. Название документа, его номер и дата
воспроизводятся полностью. Содержание архивной копии документа должно
содержать сведения о запрашиваемой информации.
64. В примечаниях к тексту машинописной архивной копии или
выписки могут быть сделаны соответствующие оговорки о местах текста
оригиналов документа, неразборчиво написанных, исправленных автором,
не поддающиеся прочтению вследствие повреждения документа и т.д.
Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их
достоверности, могут оговариваться словами "так в документе", "так в
тексте оригинала". Когда ошибки или описки оригинала поддаются
исправлению, в примечании приводится то слово, которое исправлено
архивом при копировании документа.
65. После текста архивной копии (выписки) указываются поисковые
данные. Например: Основание: фонд N____, опись N____, дело N_____,
лист N____. VII. Выдача архивных справок, копий,
выписок и подлинных документов
66. Архивные справки (копии, выписки) и подлинные личные документы выдаются заявителям или их доверенным лицам на руки под расписку по предъявлении паспорта или удостоверения личности; доверенные лица при получении справки или подлинного личного документа, кроме того, предъявляют в архив доверенность.
67. Получатель архивной справки или подлинного личного документа расписывается на копии справки или на обороте копии личного документа, указывая номер и дату выдачи предъявляемого им паспорта (удостоверения личности) и кем он выдан. При получении трудовой книжки (трудового или послужного списка) владелец расписывается на обороте заявления, поданного им в архив.
68. Если заявитель или его доверенное лицо не могут явиться для получения архивной справки или подлинного личного документа, то справка или документ направляется в адрес заявителя по почте. Архивные справки посылаются заявителям простым письмом, подлинные личные документы - ценным.
69. С подлинных личных документов, выдаваемых заявителям, снимаются копии, которые помещаются в дело взамен изъятых подлинных документов. Копии трудовых книжек не снимаются. На место изъятой трудовой книжки вкладывается справка, заверенная заведующим архивом о выдаче трудовой книжки ее владельцу. Также могут выдаваться трудовые и послужные списки. Пенсионные дела на руки гражданам не выдаются, с них снимаются копии.
VIII. Организация работы межведомственных архивов
70. Межведомственный архив документов по личному составу организует свою работу в соответствии с годовыми планами.
Годовой план работы определяет программу работы архива на год и позволяет наиболее рационально распределить рабочее время сотрудников архива. В годовом плане перечисляются мероприятия и виды работ, которые архив намечает осуществить в течение года, даются объемные показатели планируемой работы и сроки ее исполнения.
71. Годовые планы работы составляются с учетом затрат рабочего времени, необходимого для выполнения отдельных видов работ, и, как правило, имеют следующие разделы:
а) обеспечение сохранности документов;
б) создание и усовершенствование учетно-справочного аппарата;
в) использование документов.
72. Вместе с годовым планом составляется график приведения в порядок документов по личному составу учреждений, предприятий, организаций всех форм собственности.
73. Мероприятия по повышению квалификации и обмену опытом работников МВА могут проводиться в следующих формах:
а) ежегодные семинары-совещания работников МВА республики по обсуждению итогов работы за год и перспектив дальнейшего совершенствования деятельности МВА;
б) регулярные семинары по обмену опытом между сотрудниками МВА республики;
в) курсы повышения квалификации, действующие при межведомственном органе управления и контроля в области архивного дела и документации по специально разработанной программе, включающей как общие вопросы постановки делопроизводства и архивного дела в учреждениях, так и специальные вопросы работы с документацией по личному составу и организации работы МВА.
В целях повышения квалификации заведующие МВА могут привлекаться к участию в проверках МВА других районов (городов), организуются посещения образцовых МВА.
74. Отчет о работе МВА включается в годовой отчет соответствующего государственного архива и представляется в межведомственный орган управления и контроля в области архивного дела и документации.
75. Централизованный учет сведений о работе МВА осуществляется межведомственным органом управления и контроля в области архивного дела и документации, куда предоставляются необходимые сводные данные, которые обобщаются затем в целом по республике.
Приложение
к Методическим рекомендациям
по организации работы
рай(гор)межведомственных архивов
документов по личному составу
ТИПОВОЙ ДОГОВОР
На хранение и использование архивных документов
по личному составу
_____________________ "__" ____________ 200 __ год
(место составления) (дата)
Районный (городской) государственный архив
______________________________________________________________________
(наименование района (города))
именуемый в дальнейшем "Архив", действующий на основании
______________________________________________________________________
в лице заведующего(директора) архивом_________________________________
(Ф.И.О.)
с одной стороны, и ___________________________________________________
(наименование учреждения)
именуемого в дальнейшем "Учреждение", действующего на основании
______________________________________________________________________
в лице _______________________________________________________________
(должность, Ф.И.О.)
с другой стороны, заключили между собой настоящий договор о
нижеследующем: 1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
"Учреждение" передает, а "Архив" принимает для централизованного
хранения и использования документы по личному составу в количестве
_____________________________________________________________ дел за
______________________________________________________________________
2. УСЛОВИЯ ДОГОВОРА
"Архив" обязуется:
а) хранить переданные ему документы в течение установленного
срока в надлежащем состоянии, не допуская порчи или утраты их;
б) проводить научно-техническую обработку принятых документов;
в) в установленном порядке выдавать справки и выписки по
документам учреждения;
г) разработать весь необходимый научно-справочный аппарат к
переданным документам.
Особые условия:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________ 3. ПЛАТА ЗА ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Плата за хранение и использование архивных документов осуществляется по тарифам, установленным межведомственным органом управления и контроля в области архивного дела и документации.
4. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И РАСЧЕТНЫЕ СЧЕТА СТОРОН
"Архив" ______________________________________________________________
(адрес)
расчетный счет N ________________ в __________________________________
"Учреждение" _________________________________________________________
(адрес)
расчетный счет N ___________________ в _______________________________
"Архив" "Учреждение"
(подписи и печати сторон) Приложение N 2
к Распоряжению Администрации Президента
Приднестровской Молдавской Республики
от 10 января 2002 года N 3р/а
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
О межведомственном архиве по личному составу
I. Общие положения
1. Межведомственный архив по личному составу создается в целях наиболее полного удовлетворения социально-правовых интересов граждан, обеспечения сохранности, учета и использования документов по личному составу предприятий, учреждений, организаций, расположенных на территории района, города.
2. Межведомственный архив по личному составу создается Указом Президента Приднестровской Молдавской Республики, по согласованию с главой государственной администрации и межведомственным органом управления и контроля в области архивного дела и документации.
3. Межведомственный архив по личному составу финансируется за счет местного бюджета. Штатная численность межведомственного архива по личному составу устанавливается из расчета нагрузки на одного специалиста-архивиста 5 тысяч дел.
4. Межведомственный архив по личному составу является подразделением (отделом) государственного районного (городского) архива. Работа межведомственного архива по личному составу отражается в планово-отчетных документах государственного архива.
5. Межведомственный архив по личному составу осуществляет платные услуги по тарифам, установленным для государственных архивов.
6. Ликвидация и реорганизация межведомственного архива по личному составу производится в установленном законом порядке по согласованию с межведомственным органом управления и контроля в области архивного дела и документации.
7. Межведомственный архив по личному составу пользуется печатью и бланками соответствующего территориального государственного архива в установленном порядке.
II. Состав документов
8. В состав документов межведомственного архива по личному составу входят:
а) документы по личному составу ликвидированных учреждений, организаций и предприятий всех форм собственности, не имеющих правопреемника;
б) научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов межведомственного архива по личному составу (описи, каталоги, карточки, указатели и т.д.);
в) учетный аппарат: книга поступлений документов, дела фондов, листы фондов.
III. Порядок работы
9. Документы по личному составу передаются в межведомственный архив по личному составу предприятиями, учреждениями и организациями в упорядоченном состоянии и по описям.
10. Документы негосударственной части Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики поступают на хранение в межведомственный архив по личному составу на основе договоров, заключенных между собственниками документов и госрай(гор)архивом.
IV. Основные функции и задачи архива
11. Основными задачами межведомственного архива по личному составу являются обеспечение сохранности и использования документов по личному составу в целях удовлетворения социально-правовых интересов граждан.
12. Межведомственный архив по личному составу в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:
а) на основе заключенных договоров ведет прием документов по личному составу от ликвидированных учреждений, предприятий, организаций всех форм собственности;
б) обеспечивает сохранность документов архива по установленным правилам, систематически проводит проверки наличия документов;
в) осуществляет учет принятых на хранение документов по личному составу по установленным формам учета, ежегодно представляет в соответствующий государственный архив сведения об изменениях в составе и объеме фондов, карточки фондов, согласно установленным формам учета;
г) создает и пополняет научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам;
д) осуществляет использование принятых на хранение документов, в установленном порядке выдает архивные справки, копии и выписки из документов социально-правового характера по запросам учреждений и граждан;
е) проводит работу по установлению местонахождения документов по личному составу, не принятых на хранение, и информирует об этом заинтересованные организации, граждан;
ж) проводит экспертизу ценности принятых на хранение документов по личному составу, их отбор и передачу на государственное хранение в установленном порядке;
з) оказывает помощь и дает консультации работникам учреждений, организаций, предприятий по вопросам организации документов по личному составу, их подготовке к передаче на централизованное хранение;
и) оказывает методическую помощь учреждениям, организациям, предприятиям в упорядочении документов по личному составу;
к) участвует в проведении общественных смотров и отраслевых проверок состояния делопроизводства и хранения документов в учреждениях, организациях, предприятиях;
л) принимает участие в разработке нормативно-методических пособий по вопросам организации документов по личному составу в делопроизводстве, а также использования их в социально-правовых интересах граждан;
м) совместно с государственными архивами Приднестровской Молдавской Республики проводит семинары для работников, ответственных за делопроизводство и архив, отделов по вопросам обеспечения сохранности документов по личному составу, участвует в организации и проведении мероприятий по повышению квалификации работников архивных учреждений.
V. Права архива
13. Для выполнения возложенных задач и функций межведомственный архив имеет право:
а) заключать от имени государственного архива и расторгать договоры с учреждениями, организациями, предприятиями о централизованном хранении и использовании документов по личному составу;
б) контролировать выполнение учреждениями, организациями, предприятиями установленных правил организации документов по личному составу в делопроизводстве и их хранения;
в) давать указания учреждениям, организациям, предприятиям по вопросам подготовки документов по личному составу к сдаче в межведомственный архив по личному составу.
VI. Руководство архива
14. Межведомственный архив по личному составу работает под руководством заведующего госрай(гор)архива.
Организационно-методическое руководство работой архива осуществляется межведомственным органом управления и контроля в области архивного дела и документации.
15. Заведующий районным (городским) госархивом организует деятельность межведомственного архива по личному составу и несет ответственность за выполнение возложенных на него задач и функций, подбор и расстановку работников, повышение их деловой квалификации, дисциплину труда.