BAA
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В
МИНИСТЕРСТВАХ И ВЕДОМСТВАХ
ПРИДНЕСТРОВСКОЙ МОЛДАВСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ПРИКАЗ
АДМИНИСТРАЦИЯ ПРЕЗИДЕНТА
ПРИДНЕСТРОВСКОЙ МОЛДАВСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
18 апреля 2002 г.
N 5
(САЗ 02-23)
Зарегистрирован Министерством юстиции
Приднестровской Молдавской Республики 7 июня 2002 г.
Регистрационный N 1544
В целях совершенствования документационного обеспечения управления в министерствах и ведомствах Приднестровской Молдавской Республики, в соответствии с пунктом 7 Положения о Государственном учреждении "Государственные архивы Приднестровской Молдавской Республики", утвержденного Указом Президента Приднестровской Молдавской Республики N 536 от 26 октября 2000 года, приказываю:
1. Утвердить Типовую инструкцию по делопроизводству в министерствах и ведомствах Приднестровской Молдавской Республики (прилагается).
2. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на начальника Государственного учреждения "Государственные архивы Приднестровской Молдавской Республики" Тодорашко З.Г.
С. ЛЕОНТЬЕВ
РУКОВОДИТЕЛЬ АДМИНИСТРАЦИИ
г. Тирасполь
18 апреля 2002 г.
N 5
Приложение
к Приказу Руководителя
Администрации Президента
Приднестровской Молдавской Республики
от 18 апреля 2002 года N 5
ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в министерствах и ведомствах
Приднестровской Молдавской Республики
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Приднестровской Молдавской Республики (далее именуется - Типовая инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.
1.2. Типовая инструкция разработана в соответствии с законами Приднестровской Молдавской Республики, указами и распоряжениями Президента Приднестровской Молдавской Республики.
1.3. Министерства и ведомства Приднестровской Молдавской Республики организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательству Приднестровской Молдавской Республики и настоящей Типовой инструкции.
Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями министерств и ведомств после согласования с межведомственным органом управления и контроля, осуществляющим реализацию государственной политики в области архивного дела и документации. Согласование проводится в целях контроля за соблюдением министерствами и ведомствами действующего законодательства Приднестровской Молдавской Республики, нормативных и методических документов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления, учета и обеспечения сохранности документов, как составной части Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики.
1.4. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству данного министерства (ведомства), составляемой на основе настоящей Типовой инструкции.
1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях министерства или ведомства осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее именуется - служба ДОУ).
II. ДОКУМЕНТАЦИЯ МИНИСТЕРСТВА (ВЕДОМСТВА)
2.1. Деятельность министерства (ведомства) обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией министерства или ведомства, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между министерством (ведомством), другими органами управления и организациями.
III. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ПРЕДСТАВЛЕНИЮ ПРОЕКТОВ
ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ И НОРМАТИВНЫХ АКТОВ
3.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов
Приднестровской Молдавской Республики
3.1.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Приднестровской Молдавской Республики осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми Президентом Приднестровской Молдавской Республики, Администрацией Президента Приднестровской Молдавской Республики и настоящей Типовой инструкцией.
3.1.2. Разработка законопроектов осуществляется министерствами (ведомствами) в соответствии с принимаемым планом законопроектной деятельности, утверждаемом в установленном порядке или в соответствии с поручением Президента Приднестровской Молдавской Республики.
3.1.3. Законопроекты вносятся министерствами (ведомствами) - головными исполнителями законопроектов с приложением следующих сопроводительных материалов:
1) пояснительная записка, содержащая:
а) изложение предмета законодательного регулирования и концепции прилагаемого законопроекта, обоснование необходимости его принятия, целей и основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия;
б) справка о состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования;
в) перечень законов, включая тексты законопроектов и иных нормативных правовых актов, отмены, изменения или дополнения которых потребует принятие данного закона;
г) предложения о разработке нормативных правовых актов, принятие которых необходимо для реализации данного закона;
д) финансово-экономическое обоснование (в случае внесения проекта закона, реализация которого потребует дополнительных материальных и иных затрат);
2) проект закона о порядке вступления в силу законодательных актов, если для этого требуется принятие отдельного закона;
3) заключение Министерства юстиции Приднестровской Молдавской Республики о соответствии законопроекта законодательству Приднестровской Молдавской Республики;
4) проект Распоряжения Президента Приднестровской Молдавской Республики о внесении законодательной инициативы.
Текст законопроекта представляется одновременно на бумажном носителе и в электронной форме в соответствии с требованиями Администрации Президента Приднестровской Молдавской Республики.
3.1.4. Законопроект на бумажном носителе, подготавливаемый для внесения на рассмотрение Президенту Приднестровской Молдавской Республики, печатается на стандартных листах бумаги высокого качества белого цвета формата А4 через 1,5 интервала.
Верхнее поле документа должно составлять 10 мм, левое поле - 30 мм, правое - 10 мм и нижнее - не менее 20 мм.
В верхней правой части титульного (первого) листа законопроекта печатается слово "Проект" без кавычек, ниже цифровой шифр отрасли законодательства, к которой принадлежит данный правовой акт, в соответствии с Классификатором отраслей законодательства Приднестровской Молдавской Республики.
Под шифром отрасли законодательства помещается дата, оформленная цифровым способом.
3.1.5. Законопроект имеет следующие реквизиты:
Наименование государства - ПРИДНЕСТРОВСКАЯ МОЛДАВСКАЯ РЕСПУБЛИКА - печатается прописными буквами. Выравнивается по центру.
Наименование вида документа - КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ЗАКОН - печатается прописными буквами. Выравнивается по центру.
Заголовок пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Приднестровской Молдавской Республики). Точка в конце заголовка не ставится. Выравнивается по центру.
Текстовая часть законопроекта подразделяется на преамбулу и основную часть.
Текст законопроекта может подразделяться на части, разделы, главы, статьи (например, часть первая Гражданского кодекса Приднестровской Молдавской Республики).
Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, печатаются прописными буквами, выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
Номера глав проставляются арабскими цифрами.
Заголовки статей печатаются строчными буквами, выравниваются по левой границе. Точка в конце заголовка не ставится.
Слово "статья" печатается с красной строки с прописной буквы вразрядку. Номер статьи проставляется арабскими цифрами (например, статья 2).
При отсутствии заголовка слово "статья" и номер выделяются жирным шрифтом. Текст статьи печатается в строку.
Статьи имеют единую сквозную нумерацию.
В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы.
Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами в пределах каждой статьи.
Цифровая нумерация подпунктов применяется в случае, когда правовой акт состоит из одной части. В иных случаях применяется буквенное обозначение.
Законопроект должен быть подписан руководителями министерств и ведомств, подготовивших (вносящих) законопроект на рассмотрение, и согласован с руководителями заинтересованных министерств (ведомств).
Согласование документа оформляют визой, которая включает должность визирующего, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта.
3.1.6. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.
Пояснительная записка к законопроекту оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:
Наименование вида документа - печатается прописными буквами, выравнивается по центру.
Заголовок печатается строчными буквами через 1 интервал, выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.
Например:
К проекту Закона "О внесении изменений в статью 3 Закона Приднестровской Молдавской Республики "О подоходном налоге с физических лиц"
Текст пояснительной записки должен содержать сведения, указанные в пункте 3.1.3.
Пояснительная записка подписывается руководителем министерства (ведомства), вносящего на рассмотрение законопроект.
3.1.7. Министерство, ведомство, разработавшее законопроект, согласовывает его с другими заинтересованными министерствами и ведомствами, которые представляют по нему свое заключение либо согласовывают без замечаний.
Министерство, ведомство, являющееся инициатором законопроекта, составляет единый текст законопроекта и, после согласования его в Министерстве юстиции, направляет данный законопроект вместе с проектом Распоряжения Президента Приднестровской Молдавской Республики о внесении законодательной инициативы в Администрацию Президента Приднестровской Молдавской Республики.
3.1.8. Законопроекты и сопроводительные материалы, представленные на рассмотрение с нарушением установленных требований по их составлению, оформлению и согласованию, незамедлительно возвращаются представившим их министерствам и ведомствам.
3.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента
Приднестровской Молдавской Республики
3.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Приднестровской Молдавской Республики производятся министерствами и ведомствами в соответствии с требованиями, предъявляемыми Президентом Приднестровской Молдавской Республики, Администрацией Президента Приднестровской Молдавской Республики и настоящей Типовой инструкцией.
3.2.2. Проекты актов Президента Приднестровской Молдавской Республики вносятся с приложением пояснительной записки за подписью руководителя министерства или ведомства, содержащей краткое изложение существа вопроса, обоснование необходимости принятия акта, сведения о том, на основании чего подготовлен проект. Пояснительная записка должна содержать в обязательном порядке информацию о возражениях, замечаниях министерств и ведомств, участвующих в согласовании, или указания на мотивы отказа от согласования. При необходимости к пояснительной записке прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.
3.2.3. Проекты актов Президента Приднестровской Молдавской Республики и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 высокого качества белого цвета через 1,5 интервала.
3.2.4. Проекты указов Президента Приднестровской Молдавской Республики и распоряжений Президента Приднестровской Молдавской Республики имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (указ Президента Приднестровской Молдавской Республики или распоряжение Президента Приднестровской Молдавской Республики), заголовок и текст.
Заголовок пишется с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Выравнивается по центру.
В отдельных распоряжениях Президента Приднестровской Молдавской Республики заголовок может отсутствовать, если текст содержит менее 5 строк.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.
Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).
Преамбула в указах Президента Приднестровской Молдавской Республики завершается словом п о с т а н о в л я ю, которое печатается вразрядку строчными буквами от левой границы текстового поля отдельной строкой.
В распоряжениях Президента Приднестровской Молдавской Республики преамбула завершается двоеточием и не содержит слова "постановляю".
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
Проекты актов Президента Приднестровской Республики в случае необходимости должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнением на конкретное должностное лицо с указанием его должности либо государственный орган власти, ведомство, структурное подразделение с указанием фамилии руководителя.
Проект указа Президента Приднестровской Молдавской Республики должен содержать пункт о порядке введения в действие данного правового акта.
При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Приднестровской Молдавской Республики в тексте на них обязательно делается ссылка.
Допускается печатать прописными буквами фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Приднестровской Молдавской Республики по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Приднестровской Молдавской Республики (в других случаях не рекомендуется).
3.2.5. Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Приднестровской Молдавской Республики оформляются на отдельных листах бумаги формата А4.
В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.
Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже дается ссылка на указ или распоряжение Президента Приднестровской Молдавской Республики. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:
Приложение N 1
к Указу Президента
Приднестровской Молдавской Республики
_________ N _________
При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Указом Президента
Приднестровской Молдавской Республики
__________ N ________
Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения выравнивается по центру относительно границ текста. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано вразрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К и т.д.).
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки также выравниваются по центру (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Листы приложения нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа, начиная со второй страницы.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску оформляются звездочкой или цифрой.
Текст сноски печатается в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой.
После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются римскими цифрами, а пункты и подпункты - арабскими цифрами.
Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например: 1.2.).
Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например: 2.3.1.).
Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например: 1.2.2.1.).
3.2.6. Проекты актов Президента Приднестровской Молдавской Республики подписываются руководителями министерств и ведомств или лицами, исполняющими их обязанности, согласовываются с руководителями заинтересованных министерств (ведомств).
3.2.7. Согласование проектов актов (указов и распоряжений) Президента Приднестровской Молдавской Республики оформляется визой, включающей должность визирующего, его личную подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы) и дату.
При наличии у лица, визирующего проект акта Президента Приднестровской Молдавской Республики, особого мнения (замечаний) он делает об этом отметку при визировании. Особое мнение (замечание) визирующего по проекту акта, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту акта.
Если в процессе согласования в проект акта Президента Приднестровской Молдавской Республики вносятся изменения принципиального характера, то текст проекта акта подлежит переработке и повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.
3.2.8. Проекты актов Президента Приднестровской Молдавской Республики, имеющих нормативный характер, после согласования их с заинтересованными министерствами и ведомствами, подлежат обязательному согласованию с Министерством юстиции Приднестровской Молдавской Республики, после чего проект подлежит направлению в Администрацию Президента Приднестровской Молдавской Республики.
Документы, подготовленные с нарушением установленного порядка и не прошедшие необходимого согласования, могут быть возвращены Государственной канцелярией Администрации Президента Приднестровской Молдавской Республики руководителям, внесшим проекты актов Президента Приднестровской Молдавской Республики.
Проекты указов и распоряжений Президента Приднестровской Молдавской Республики вносятся на подпись Президенту Приднестровской Молдавской Республики только Руководителем Администрации Президента Приднестровской Молдавской Республики.
3.2.9. Дата и индекс (номер) правового акта проставляется Государственной канцелярией Администрации Президента Приднестровской Молдавской Республики в день подписания документа Президентом Приднестровской Молдавской Республики.
3.3. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов
министерств и ведомств
3.3.1. Нормативные правовые акты министерств и ведомств издаются на основе и во исполнение Конституции Приднестровской Молдавской Республики, конституционных законов и законов Приднестровской Молдавской Республики, указов и распоряжений Президента Приднестровской Молдавской Респулики, а также по инициативе уполномоченных государственных органов в пределах их компетенции.
3.3.2. Нормативные правовые акты министерств и ведомств издаются уполномоченными государственными органами в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.
3.3.3. Требования к подготовке и оформлению нормативных правовых актов министерств и ведомств устанавливаются государственными стандартами в области документационного обеспечения управления и настоящей Типовой инструкцией.
IV. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ
ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Приказ, распоряжение
4.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы министерства или ведомства.
Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя министерства или ведомства, его заместителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.
Приказы подписываются руководителем министерства или ведомства или по его поручению заместителем руководителя. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.
Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью службы ДОУ.
4.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы.
Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.
4.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
Проекты приказов (распоряжений), подготовленных совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием названий министерства или ведомства и других органов или организаций.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, приказы о командировках, приказы о предоставлении отпусков и наложении взысканий, а также распоряжения нумеруются отдельно.
4.1.4. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.
Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ.
4.1.5. Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной формы.
Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
Наименование министерства или ведомства.
Наименование вида документа - приказ.
Дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например: 15 июня 2000 г. N 21; 03. 07. 2000 N 44.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится.
Например:
О командировании сотрудников Министерства в...
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.
Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д.
Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его заголовок, дата и номер.
Преамбула в проектах приказов завершается словом п р и к а з ы в а ю, которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.
Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его наименования, заголовка, даты и номера. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Приказы (распоряжения) подписывает руководитель министерства или ведомства, а в его отсутствие - лицо, его замещающее. Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.
Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.
4.1.6. Совместные приказы министерств и ведомств печатаются на стандартных листах бумага формата А4 (210х297 мм) без бланка.
При оформлении совместного приказа используются следующие реквизиты:
а) наименования министерств и ведомств - располагаются на одном уровне;
б) наименование вида документа - приказ, располагается центрованно;
в) дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается центрованно;
г) регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
д) подписи руководителей министерств и ведомств располагаются ниже текста на одном уровне.
4.2. Положение, правила, инструкция
4.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции министерства или ведомства.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые министерством или ведомством; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении министерства или ведомства.
4.2.2. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
4.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке министерства или ведомства.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (Должностная инструкция главному специалисту).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
4.3. Протокол
4.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями министерства или ведомства и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа или службу ДОУ и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания.
Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.
4.3.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, прилагаются к подлиннику протокола заседания. Копии этих документов направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.
На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".
4.3.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
председатель или председательствующий;
секретарь;
присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;
повестка дня;
докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.
4.3.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в министерстве или ведомстве.
4.3.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ.
4.3.6. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке министерства или ведомства формата А4 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа - слово П Р О Т О К О Л печатается прописными буквами вразрядку и выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами и выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания" и выравнивается по центру.
Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об") и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса.
Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование председательствовавшего на заседании (совещании) и секретаря, их личные подписи, расшифровку подписей (инициалы и фамилия).
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Гриф (пометка ограничения доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) и центруется по отношению к ним.
4.4. Служебные письма
4.4.1. Служебные письма министерств и ведомств готовятся:
а) как ответы о выполнении поручений Президента Приднестровской Молдавской Республики;
б) во исполнение поручений Президента Приднестровской Молдавской Республики по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции министерств и ведомств;
в) как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Приднестровской Молдавской Республики, проектам актов Президента Приднестровской Молдавской Республики;
г) как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
д) как инициативные письма.
4.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
4.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5; изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Приднестровской Молдавской Республики средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
4.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например: "Министерство считает... ", "Государственный комитет рассмотрел... ".
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документ, являющиеся основанием подготовки письма.
Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
4.4.5. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.
Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
V. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Бланки документов
5.1.1. Документы министерства или ведомства должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (приложения N 1-5).
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма министерства или ведомства оформляются на бланках в соответствии с Государственным стандартом Приднестровской Молдавской Республики "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
5.1.2. В министерствах или ведомствах применяются следующие бланки:
а) бланки с указанием наименования министерства или ведомства;
б) бланки с указанием должности руководителя министерства или ведомства и его заместителей;
в) бланки с наименованиями структурных подразделений, имеющих право издавать распорядительные документы и осуществлять переписку со сторонними организациями.
Состав видов бланков, применяемых в министерстве или ведомстве, утверждается его руководителем по представлению службы ДОУ.
5.1.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба Приднестровской Молдавской Республики изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам министерств и ведомств.
5.1.4. Бланки документов министерств и ведомств подлежат учету. Изготовление бланков без изображения Государственного герба Приднестровской Молдавской Республики на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах осуществляется только с разрешения руководителя службы ДОУ.
5.1.5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
5.1.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя министерства или ведомства. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы ДОУ вместе с образцами предлагаемых бланков.
5.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
При подготовке организационно-распорядительных документов работники министерства или ведомства обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.
5.2.1. Заголовок к тексту документа
Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "О чем?" (О выделении..., Об изменении... и т.д.).
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.
5.2.2. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно двумя или более министерствами и ведомствами, должны иметь одну (единую) дату. Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2000 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день месяца, месяц, год (29.04.2000).
5.2.3. Подпись документа
Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем министерства или ведомства или, по его поручению, первым заместителем руководителя.
Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
5.2.4. Адресование документа
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям
или конкретным лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному
подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в
именительном падеже. Например:
Министерство иностранных дел
Приднестровской Молдавской Республики
Управление делами
При направлении документа конкретному должностному лицу
наименование организации и подразделения указывается в именительном
падеже, а должность и фамилия - в дательном.
Например:
Министерство просвещения
Приднестровской Молдавской Республики
Канцелярия
Ведущему специалисту А.И.Петрову При адресовании документа руководителю организации ее
наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору
РПО "Тирастеплоэнерго"
О.Н.Тарасенко
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и
фамилию получателя, затем почтовый адрес.
Например:
М.И.Ковчуку
ул. Юности, д.8, кв. 4
г. Тирасполь, MD-3300
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по
отношению к самой длинной строке.
5.2.5. Согласование документа
Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.
Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам министерства или ведомства, должны быть ими завизированы.
Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного правого акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом: Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Личная подпись А.С. Иванов 28.10.2000
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс. Например: СОГЛАСОВАНО Заместитель министра сельского хозяйства ПМР (личная подпись) (инициалы, фамилия) 30.09.2000
СОГЛАСОВАНО Письмо Министерства экономики от 30.09.2000 N 01-15/155
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами министерства или ведомства;
с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
с органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
5.2.6. Утверждение документа
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения
проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Государственной
Архивной службы ПМР
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
16.07.2000
При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом министерства или ведомства.
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Министерства
юстиции ПМР
от 16.10.2000 N 155
5.2.7. Резолюция
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему представляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
5.2.8. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка включает фамилию исполнителя, номер его телефона, например: Иванова 5 22 99
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
5.2.9. Оформление приложений к документу.
Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом: Приложение: на 8 л. в 3 экз.
Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например: Приложения: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект... на 8 л. в 3 экз.
Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием названия документа, его даты и номера.
Например: Приложение к приказу Министерства
внутренних дел от...N...
Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.
5.2.10. Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
VI. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
6.1. Организация документооборота
6.1.1. Движение документов в министерствах и ведомствах с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
6.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в министерствах и ведомствах, регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.
6.1.3. При применении в министерствах и ведомствах электронного документооборота службой ДОУ совместно со службой автоматизации разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в министерства и ведомства.
6.2. Организация доставки документов
6.2.1. Доставка документов в министерства и ведомства осуществляется, как правило, средствами почтовой и электрической связи.
С помощью почтовой связи в министерства и ведомства доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
6.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
6.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов
6.3.1. Документы, поступающие в министерства и ведомства на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы ДОУ.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
6.3.2. Документы, адресованные руководству министерства или ведомства, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольную форму (далее именуется - РКФ) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
6.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
6.3.4. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.
6.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов
6.4.1. Документы, отправляемые министерством или ведомством, передаются почтовой и электрической связью. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ министерства или ведомства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.
Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.
6.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.
Виды документов, содержание которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются инструкцией по делопроизводству министерства или ведомства, с учетом функционирующих в министерстве или ведомстве технических и программных средств.
6.4.3. Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи.
6.4.4. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
6.5. Порядок прохождения внутренних документов
6.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отравляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
6.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления.
Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.
6.5.3. Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
6.5.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.
6.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам
электронной почты и факсимильной связи
6.6.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри министерства или ведомства, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
6.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
6.6.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку. Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
6.6.4. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку "соответствует оригиналу".
6.6.5. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
а) объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
б) документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;
в) ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
г) факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
д) запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
е) подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
ж) поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
з) факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.
6.7. Учет количества документов
6.7.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов. Результаты учета количества документов обобщаются службой ДОУ и представляются руководству.
6.7.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-множительном бюро, машинописном бюро, службе автоматизированной подготовки документов на основе принятой в министерстве или ведомстве системы учета документов.
Учет количества документов может проводиться по министерству или ведомству в целом или по отдельным подразделениям.
Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (приложение 6). По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).
6.8. Работа исполнителей с документами
6.8.1. Руководители структурных подразделений министерства или ведомства обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
6.8.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы передаются немедленно.
При необходимости размножения документа или других задержках исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования.
6.8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством министерства или ведомства или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.
6.8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
6.8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
6.9. Работа с обращениями и запросами депутатов
6.9.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляется министерствами и ведомствами в соответствии с действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики.
6.9.2. Работа с обращениями депутатов:
а) Верховного Совета Приднестровской Молдавской Республики: - орган или должностное лицо, к которому обратился депутат по вопросам, связанным с его депутатской деятельностью, обязаны дать ответ депутату на его обращение в установленный срок или предоставить запрашиваемые им документы безотлагательно. В случае необходимости проведения в связи с обращением депутата дополнительной проверки, необходимо сообщить об этом депутату в трехдневный срок со дня получения обращения. Окончательный ответ в этих случаях предоставляется депутату не позднее 15 дней со дня получения обращения депутата;
б) местных Советов народных депутатов Приднестровской Моладвской Республики: - орган или должностное лицо, к которому поступило обращение депутата, обязаны дать депутату ответ на его обращение безотлагательно, а при необходимости дополнительного изучения соответствующего вопроса или проверки, не позднее 20-дневного срока.
6.9.3. Работа с запросами депутатов:
а) Верховного Совета Приднестровской Молдавской Республики: - орган или должностное лицо, к которому обращен запрос, должны дать ответ на него в устной (на заседании Верховного Совета, соответствующей Палаты Верховного Совета) или письменной форме не позднее чем через 10 дней со дня его получения или в иной установленный Верховным Советом срок;
б) местных Советов народных депутатов Приднестровской Молдавской Республики: - государственный орган или дожностное лицо, к которому обращен запрос, обязаны дать устный или письменный ответ на запрос на данной сессии Совета или в иной срок, установленный Советом.
6.9.4. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется службой ДОУ министерства или ведомства в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.
6.9.5. В структурных подразделениях министерства или ведомства по обращениям и запросам в соответствии с указаниями руководства оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях проекты поручений соответствующим организациям.
6.9.6. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.
6.9.7. В министерстве или ведомстве анализируют количество, характер и содержание обращений и запросов депутатов и информируют об этом руководство министерства.
VII. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ
7.1. Регистрация документов
7.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
7.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
7.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.
7.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Администрации Президента Приднестровской Молдавской Республики, приказы руководителя министерства по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.
7.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Документы, полученные из Администрации Президента Приднестровской Молдавской Республики, поступающие на рассмотрение руководителя министерства или ведомства и его заместителей, распорядительные документы и переписка за подписью руководителя министерства или ведомства, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются в службе ДОУ. Документы, создаваемые по направлениям деятельности министерства или ведомства, регистрируются в структурных подразделениях. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.
7.1.6. Документы регистрируются в РКФ (регистрационно-контрольных формах) - традиционных или электронных карточках, журналах.
7.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей министерства или ведомства, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
7.1.8. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
дата и регистрационный номер поступления;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Правила заполнения основных реквизитов РКФ представлены в Приложении N 6.
Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
гриф (пометка) ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
код по тематическому классификатору, ключевые слова;
количество листов документа;
наличие приложений;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
перенос сроков исполнения;
срок хранения документа;
статус документа (проект, версия);
вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
7.1.9. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
7.2. Организация поисковой системы по документам
7.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в министерстве или ведомстве создаются поисковые системы по документам.
7.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.
7.2.3. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКФ, которые мoгут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.
7.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:
классификатора вопросов деятельности министерства или ведомства;
классификатора видов документов;
классификатора корреспондентов;
классификатора резолюций;
классификатора исполнителей;
классификатора результатов исполнения документов;
номенклатуры дел.
Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.
7.2.5. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову иди фразе, содержащимся в искомом документе). Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста.
7.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности министерства или ведомства, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения, работникам министерства или ведомства, иным государственным органам, организациям, физическим лицам.
7.2.7. Порядок получения пользователем информации определяет министерство или ведомство как собственник или владелец информационных ресурсов на основе требований законодательства.
7.2.8. Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется министерством или ведомством в пределах их компетенции либо непосредственно собственником информации, в соответствии с законодательством.
VIII. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
8.1. Организация контроля исполнения
8.1.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
8.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем министерства или ведомства. При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".
8.1.3. Контроль исполнения обеспечивает руководитель министерства или ведомства и по его поручению специальная служба контроля, а в ее отсутствие - служба ДОУ, которая осуществляет учет контролируемых документов, а также хода и состояния их исполнения. Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений министерства или ведомства.
8.1.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документа (указы и распоряжения Президента Приднестровской Молдавской Республики, поручения Президента Приднестровской Молдавской Республики, постановления Верховного Совета Приднестровской Молдавской Республики, приказы министерства или ведомства, решения коллегиального органа и др.).
8.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних документов - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других министерств и ведомств, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;
по депутатскому запросу, обращению - в срок, установленный действующим законодательством, в зависимости от статуса депутата (пункт 6.9 данной инструкции);
по обращениям граждан, поступившим в министерство или ведомство и требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме.
8.1.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя министерства или ведомства, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.
Продление срока исполнения поручения Президента Приднестровской Молдавской Республики, Верховного Совета Приднестровской Молдавской Республики допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае руководители министерств и ведомств представляют автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись). Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или министерство (ведомство) - автор документа.
8.1.7. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
8.1.8. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.
8.1.9. При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения вместе с документом пересылаются два экземпляра контрольно-регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.
8.1.10. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока. Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в РКФ.
8.1.11. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель министерства или ведомства или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
8.1.12. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. На документе и в РКФ проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.
8.1.13. Служба ДОУ на основании ежемесячных справок, получаемых от структурных подразделений (Приложение N 7), не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в министерстве (ведомстве) и подведомственной сети, на основании которых формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования руководства министерства в установленные им сроки или по запросам.
8.2. Контроль исполнения документов, поступающих от
Президента Приднестровской Молдавской Республики,
Верховного Совета Приднестровской Молдавской Республики
8.2.1. На контроль ставятся все поступающие документы Президента Приднестровской Молдавской Республики, Верховного Совета Приднестровской Молдавской Республики, требующие исполнения. В первую очередь рассматриваются документы с отметками "срочно".
8.2.2. Контроль за исполнением документов Президента Приднестровской Молдавской Республики, Верховного Совета Приднестровской Молдавской Республики, в том числе и срочных до трех дней, осуществляется непосредственно руководителем министерства или ведомства либо, по его поручению, одним из заместителей руководителя. Руководитель министерства, которому передан на исполнение документ вышестоящего органа, определяет исполнителей и сроки исполнения поручений в резолюции.
8.2.3. Служба ДОУ делает соответствующие отметки в РКФ: вносит фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документов.
8.2.4. Руководитель службы ДОУ еженедельно составляет сводку о ходе исполнения документов для последующего информирования руководителя министерства или ведомства о состоянии исполнительской дисциплины по выполнению документов вышестоящих органов.
8.2.5. О ходе и результатах выполнения каждого документа руководителю министерства или ведомства представляются сведения за подписью должностного лица, которому было дано поручение, или лица, исполняющего его обязанности.
Если поручение, содержащееся в документе Президента Приднестровской Молдавской Республики, Верховного Совета Приднестровской Молдавской Республики, дано нескольким должностным лицам, то министерство или ведомство, указанное в поручении первым, является ответственным исполнителем поручения и организует работу соисполнителей. Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями предложений, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. Соисполнители представляют свои предложения ответственному исполнителю в установленные им сроки.
Доклад об исполнении поручения Президента Приднестровской Молдавской Республики с приложением проекта доклада Президенту Приднестровской Молдавской Республики представляется в Администрацию Президента за 5 дней до истечения срока, установленного Президентом Приднестровской Молдавской Республики, если не установлено других сроков исполнения.
8.2.6. Сведения о снятии с контроля вносятся в РКФ, сведения по исполненным документам проставляются в РКФ отметкой "в дело".
IX. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в центральный архив министерства или ведомства (далее именуется - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами межведомственного органа управления и контроля, осуществляющим реализацию государственной политики в области архивного дела и документации, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству министерств и ведомств.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.
9.1. Составление номенклатур дел
9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в министерствах и ведомствах, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
9.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о министерстве (ведомстве) и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности министерства или ведомства, их виды, состав и содержание.
9.1.3. В министерстве (ведомстве) составляются номенклатуры дел структурных подразделений (Приложение N 8) и сводная номенклатура дел министерства (Приложение N 9).
9.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с архивом и службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ министерства.
9.1.5. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива министерства или ведомства.
9.1.6. Сводная номенклатура дел министерства (ведомства) подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с межведомственным органом управления и контроля в области архивного дела и документации (не реже 1 раза в 5 лет, если не было структурных изменений в министерстве или ведомстве) и утверждается руководителем министерства.
9.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения министерства или ведомства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
9.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий применяется в архиве министерства или ведомства. Четвертый - в межведомственном органе управления и контроля в области архивного дела и документации, с которым согласовывалась номенклатура дел.
9.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
9.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры министерства или ведомства.
9.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел министерства или ведомства являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой министерства или ведомства.
9.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы министерства или ведомства.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
9.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в министерстве или ведомстве цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов. частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название министерства (ведомства) или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например: "Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
"Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики научно-технической документацией ".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности".
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
"Переписка с Министерством просвещения по вопросам научно-методической работы".
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
"Переписка с главами государственных администраций о социальной защите населения".
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Например:
"Переписка с Национальным архивом Республики Молдова (г. Кишинев) об использовании архивных документов".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
"Годовые отчеты Управления транспорта за 1998 год о работе автотранспорта".
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно- распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончанию календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел, или согласованный с государственным архивом срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое министерство или ведомство для продолжения и др.
9.1.14. Если в течение года в министерстве или ведомстве возникают новые документируемые участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
9.1.15. По окончанию года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
9.2. Формирование и оформление дел
9.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
9.2.2. Дела формируются в министерстве или ведомстве, как правило, децентрализованно, то есть в структурных подразделениях.
9.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, в службу ДОУ или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
9.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ.
9.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.
9.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых законов, актов Президента Приднестровской Молдавской Республики, постановлений Верховного Совета Приднестровской Молдавской Республики.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Приднестровской Молдавской Республики, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
9.2.7. Дела министерства или ведомства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в ведении которых находится заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива министерства или ведомства.
9.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 10); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение N 11); составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (Приложение N 12); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
9.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование министерства или ведомства; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование министерства или ведомства указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел министерства или ведомства; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел министерства или ведомства, согласованной с межведомственным органом управления и контроля в области архивного дела и документации; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела,т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности министерства (ведомства), с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется:
"Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных Центральной экспертно-проверочной комиссией (далее - ЦЭПК) межведомственного органа управления и контроля в области архивного дела и документации (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела.
По окончанию года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
9.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в министерстве (ведомстве). Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
9.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
9.3. Организация оперативного хранения документов
9.3.1. С момента заведения и до передачи в архив министерства или ведомства дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив министерства или ведомства.
9.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя министерства или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя министерства или ведомства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
X. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ
НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ
Документы министерства или ведомства являются государственной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном межведомственным органом управления и контроля в области архивного дела и документации, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в государственный архив как государственная часть Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики.
Для хранения документов государственной части Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение министерство или ведомство образует архив.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив министерства или ведомства включает работу службы ДОУ и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
10.1. Экспертиза ценности документов
10.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
10.1.2. Экспертиза ценности документов в министерстве или ведомстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив министерства или ведомства.
10.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в министерстве или ведомстве создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее именуется - ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее именуется - ЭК) в структурных подразделениях.
10.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем министерства или ведомства (для ЦЭК) и руководителем структурного подразделения (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с архивными учреждениями Приднестровской Молдавской Республики.
10.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях министерства или ведомства непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством архива.
10.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив министерства или ведомства; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
10.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел министерства или ведомства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК министерства или ведомства.
10.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
10.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
10.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
10.1.11. В министерстве (ведомстве) в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива министерства. По этим описям документы сдаются в архив министерства. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел министерства (ведомства), которую готовит архив министерства и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий государственный архив.
10.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение N 13) и представляются в архив министерства через два года после завершения дел в делопроизводстве.
10.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
10.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
10.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
10.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении министерства ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.
10.1.17. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив министерства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.
10.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение N 14) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) министерства одновременно. Согласованные ЦЭК (ЭК) министерства акты утверждаются руководителем министерства только после утверждения ЦЭПК межведомственного органа управления и контроля в области архивного дела и документации описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком (при условии проведения ревизии финансово-хозяйственной деятельности).
10.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего министерства. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
10.2. Подготовка и передача документов в архив
10.2.1. В архив министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
10.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив министерства (ведомства) после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
10.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив министерства (ведомства), как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечению сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
10.2.4. Передача дел в архив министерства (ведомства) осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ.
10.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив министерства (ведомства) сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел министерства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
10.2.6. Прием каждого дела производится заведующим архива министерства (ведомства) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом министерства (ведомства) и лица, передавшего дела. Вместе с делами в архив министерства (ведомства) передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
10.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения министерства (ведомства) лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документ в дела, оформляет дела и передает их в архив министерства (ведомства), независимо от сроков от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Приложение N 1
к Типовой инструкции
по делопроизводству
в министерствах и ведомствах
Приднестровской Молдавской Республики
Министерул жустицией Герб ПМР Мiнiстерство юстицii
ал Републичий Приднiстровськоi
Молдовенешть Нистрене Молдавськоi Республiки
Министерство юстиции
Приднестровской Молдавской
Республики
ПРИКАЗ
______________ N _________
г. Тирасполь О порядке распространения базы данных
правовой информации в органах
государственной власти
В соответствии с ________________________________________________
______________________________________________________________________
п р и к а з ы в а ю:
1. Управлению компьютерного обеспечения установить базу данных
правовой информации Приднестровской Молдавской Республики всем органам
государственной власти.
2. ______________________________________________________________
______________________________________________________________________
3. ______________________________________________________________
______________________________________________________________________В. БАЛАЛА
МИНИСТР Подпись
Визы (на оборотной стороне)
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗА
Приложение N 2
к Типовой инструкции
по делопроизводству
в министерствах и ведомствах
Приднестровской Молдавской Республики
Министерул агрикултурий Герб ПМР Мiнiстерство сiльского
ал Републичий господарства Приднiстровськоi
Молдовенешть Нистрене Молдавськоi Республiки
Министерство
сельского хозяйства
Приднестровской Молдавской Республики
РАСПОРЯЖЕНИЕ
_______________ N ___________
г. Тирасполь
Во исполнение ___________________________________________________
______________________________________________________________________
1. Утвердить ____________________________________________________
______________________________________________________________________
2. Признать утратившим силу _____________________________________
______________________________________________________________________Расшифровка подписи
Заместитель министра Подпись
Визы (на оборотной стороне)
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯЖЕНИЯ
Приложение N 3
к Типовой инструкции
по делопроизводству
в министерствах и ведомствах
Приднестровской Молдавской Республики
Министерул економией Герб ПМР Мiнiстерство экономiки
ал Републичий Приднiстровськоi
Молдовенешть Нистрене Молдавськоi Республiки
Министерство экономики
Приднестровской
Молдавской Республики
MD-3300, ПМР, г. Тирасполь, ул. Свердлова, 57,
тел./факс 3-63-66, 3-74-10
30.11.2000 N 01-16/207 Государственное учреждение
На N ________ от _______ "Государственные архивы ПМР"
З.Г.Тодорашко Во исполнение Распоряжения Администрации Президента Приднестровской Молдавской Республики N 52 р/а от 9 октября 2000 г. "О согласовании бланков на организационно-распорядительную документацию министерств и ведомств Приднестровской Молдавской Республики" направляем на согласование эскизы бланков на организационно-распорядительную документацию.
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
Е. ЧЕРНЕНКО
МИНИСТР
Козельская
3 74 10
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПИСЬМА
Приложение N 4
к Типовой инструкции
по делопроизводству
в министерствах и ведомствах
Приднестровской Молдавской Республики
Банка Републиканэ Герб ПМР Приднiстровський
Нистрянэ Республиканський Банк
Приднестровский
Республиканский Банк ПРОТОКОЛ
_______________ N __________
г. Тирасполь
заседания комиссии по ...
Председательствующий - Смирнов С.С.
Секретарь - Антонова М.И.
Присутствовали: 30 человек (список прилагается) ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О разработке и принципах ...
Доклад заместителя Председателя ...
2. О ...
1. СЛУШАЛИ:
Соколову А.И. - текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
Иванов М.И. - краткая запись выступления
Петров Н.И. - краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Одобрить ...
1.2. ...
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Расшифровка подписи
Председательствующий Подпись
Расшифровка подписи
Секретарь Подпись
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА
Приложение N 5
к Типовой инструкции
по делопроизводству
в министерствах и ведомствах
Приднестровской Молдавской Республики
СПРАВКА
об объеме документооборота
за _______________ 20_____
------------------------------------------------
| | Количество документов | |
| Документы |-----------------------| Всего |
| | подлинники | тираж | |
|--------------|-------------|---------|-------|
| поступающие | | | |
|--------------|-------------|---------|-------|
| отправляемые | | | |
|--------------|-------------|---------|-------|
| внутренние | | | |
|--------------|-------------|---------|-------|
| Итого | | | |
------------------------------------------------
Наименование должности
Расшифровка подписи
руководителя службы ДОУ Подпись
Дата
ФОРМА СПРАВКИ О ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
Приложение N 6
к Типовой инструкции
по делопроизводству
в министерствах и ведомствах
Приднестровской Молдавской Республики
ПРАВИЛА
заполнения основных реквизитов
регистрационно-контрольных форм (РКФ)
--------------------------------------------------------------------------
| Реквизиты | Комментарий по заполнению |
|------------------|-----------------------------------------------------|
| Наименование | Заполняется в соответствии с наименованием вида |
| вида документа | документа |
|------------------|-----------------------------------------------------|
| Автор | При регистрации поступающих документов |
| (корреспондент) | записывается наименование организации, |
| | структурного подразделения или должностного лица |
| | - автора документа |
| | При регистрации обращений граждан вводятся его |
| | имя, отчество, фамилия и адрес. |
| | При регистрации отправляемых документов |
| | записывается наименование организации, структурного |
| | подразделения или должностного лица-корреспондент |
| | При регистрации ответа на обращения граждан |
| | вводятся их персональные данные. Допускается |
| | применение сокращенного наименования организации |
|------------------|-----------------------------------------------------|
| Дата документа | В РКФ переносится дата, присвоенная документу |
| | организацией-автором документа |
|------------------|-----------------------------------------------------|
| Регистрационный | В РКФ переносится регистрационный номер документа |
| номер документа | присвоенный организацией-автором документа |
--------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------
| Дата поступления | Заполняется и переносится в регистрационный штамп |
| | При традиционной обработке переносится в РКФ из |
| | регистрационного штампа |
|------------------|-----------------------------------------------------|
| Индекс | Заполняется и переносится в регистрационный штамп |
| поступления | При традиционной обработке переносится в РКФ из |
| | регистрационного штампа |
--------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------
| Заголовок к | Переносится заголовок к тексту документа. При его |
| тексту | отсутствии составляется аннотация, содержащая |
| | ключевые слова |
|------------------|-----------------------------------------------------|
| Резолюция | В РКФ переносится с документа содержание |
| | поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата |
| | резолюции |
|------------------|-----------------------------------------------------|
| Срок исполнения | Проставляется индивидуальный срок, содержащийся в |
| | резолюции, при его отсутствии - типовой срок. При |
| | регистрации отправляемого документа может |
| | записываться дата ожидаемого ответа |
|------------------|-----------------------------------------------------|
| Отметка об | В РКФ переносится регистрационный номер и дата |
| исполнении | созданного документа, ссылка на регистрационный |
| | индекс и дату поступившего документа или краткая |
| | запись решения вопроса по существу |
|------------------|-----------------------------------------------------|
| Дело | В РКФ переносится индекс дела в соответстии с |
| | номенклатурой структурного подразделения, в |
| | которое помещен исполненный документ |
--------------------------------------------------------------------------
Приложение N 7
к Типовой инструкции
по делопроизводству
в министерствах и ведомствах
Приднестровской Молдавской Республики
СПРАВКА
о состоянии исполнения документов на 00.00.0000
в управлении ......
----------------------------------------------------------------------------------------------
| N | Название | Краткое | Дата | Срок | Фамилия | Состояние | Причины |
| п/п | документа | содержание | N | исполнения | исполнителя | исполнения | невыполнения |
|-----|-----------|------------|------|------------|-------------|------------|--------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|-----|-----------|------------|------|------------|-------------|------------|--------------|
| | | | | | | | |
|-----|-----------|------------|------|------------|-------------|------------|--------------|
| | | | | | | | |
|-----|-----------|------------|------|------------|-------------|------------|--------------|
| | | | | | | | |
|-----|-----------|------------|------|------------|-------------|------------|--------------|
| | | | | | | | |
|-----|-----------|------------|------|------------|-------------|------------|--------------|
| | | | | | | | |
|-----|-----------|------------|------|------------|-------------|------------|--------------|
| | | | | | | | |
----------------------------------------------------------------------------------------------
Наименование должности Расшифровка
руководителя службы ДОУ Подпись подписи
Дата
ФОРМА СПРАВКИ О СОСТОЯНИИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Приложение N 8
к Типовой инструкции
по делопроизводству
в министерствах и ведомствах
Приднестровской Молдавской Республики
Наименование министерства
или ведомства
Наименование структурного
подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
00.00.0000 N __________
_________________________
(место составления)
На ________________ год
-------------------------------------------------------------------------------
| Индекс | Заголовок дела | Кол-во дел | Срок хранения дела | Примечание |
| дела | (тома, части) | (томов, частей) | (тома, части) и N | |
| | | | статей по перечню | |
|--------|----------------|-----------------|--------------------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|-----------------------------------------------------------------------------|
| Название раздела |
|-----------------------------------------------------------------------------|
| | | | | |
| | | | | |
-------------------------------------------------------------------------------
Наименование должности руководителя Расшифровка
структурного подразделения Подпись подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности Расшифровка
руководителя службы ДОУ Подпись подписи
Дата
Заведующий архивом Расшифровка
(лицо, отвественное за архив) Подпись подписи
Дата
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных
в _______ году в структурном подразделении
---------------------------------------------------------------------
| По срокам | | В том числе |
| хранения | Всего |-------------------------------|
| | | переходящих | с отметкой"ЭПК" |
|---------------------------|-------|-------------|-----------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|---------------------------|-------|-------------|-----------------|
| Постоянного | | | |
|---------------------------|-------|-------------|-----------------|
| Временного (свыше 10 лет) | | | |
| Временного (до 10 лет | | | |
| включительно) | | | |
|---------------------------|-------|-------------|-----------------|
| ИТОГО: | | | |
---------------------------------------------------------------------
Наименование должности
ответственного за Расшифровка
делопроизводство Подпись подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в службу ДОУ
Наименование должности Расшифровка
передавшего сведения Подпись подписи
Дата
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ МИНИСТЕРСТВА ИЛИ ВЕДОМСТВА
Приложение N 9
к Типовой инструкции
по делопроизводству
в министерствах и ведомствах
Приднестровской Молдавской Республики
Наименование министерства УТВЕРЖДАЮ
или ведомства Наименование должности
руководителя министерства
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ или ведомства
00.00.0000 N __________
_________________________ Подпись Расшифровка
(место составления) подписи
Дата
На ________________ год-------------------------------------------------------------------------------
| Индекс | Заголовок дела | Кол-во дел | Срок хранения дела | Примечание |
| дела | (тома, части) | (томов, частей) | (тома, части) и N | |
| | | | статей по перечню | |
|--------|----------------|-----------------|--------------------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|-----------------------------------------------------------------------------|
| Название раздела |
|-----------------------------------------------------------------------------|
| | | | | |
| | | | | |
-------------------------------------------------------------------------------
Наименование должности руководителя Расшифровка
службы ДОУ министерства или ведомства Подпись подписи
Дата
Виза зав. архивом Расшифровка
(лица, отвественного за архив) Подпись подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК
от _________ N _________
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных
в _______ году в министерстве или ведомстве
---------------------------------------------------------------------
| По срокам | | В том числе |
| хранения | Всего |-------------------------------|
| | | переходящих | с отметкой"ЭПК" |
|---------------------------|-------|-------------|-----------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|---------------------------|-------|-------------|-----------------|
| Постоянного | | | |
|---------------------------|-------|-------------|-----------------|
| Временного (свыше 10 лет) | | | |
| Временного (до 10 лет | | | |
| включительно) | | | |
|---------------------------|-------|-------------|-----------------|
| ИТОГО: | | | |
---------------------------------------------------------------------
Наименование должности Расшифровка
руководителя службы ДОУ Подпись подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности Расшифровка
передавшего сведения Подпись подписи
Дата
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ МИНИСТЕРСТВА ИЛИ ВЕДОМСТВА
Приложение N 10
к Типовой инструкции
по делопроизводству
в министерствах и ведомствах
Приднестровской Молдавской Республики
_________________________________ -----------------------
_________________________________ | Ф. N ______________ |
_________________________________ | Оп. N _____________ |
| Д. N ______________ |
_________________________________ -----------------------
(наименование государственного
архива)
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
(наименование министерства (ведомства) и структурного подразделения)
ДЕЛО N ___________ ТОМ N __________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
(заголовок дела)____________________________________________________________________
(дата)
На __________ листах
Хранить ____________
Хранить ____________
----------------------
| Ф. N _____________ |
| Оп. N ____________ |
| Д. N _____________ |
----------------------
ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
Приложение N 11
к Типовой инструкции
по делопроизводству
в министерствах и ведомствах
Приднестровской Молдавской Республики
Лист-заверитель дела N __________
В деле подшито и пронумеровано ___________________________ лист(ов)
в том числе литерные листы _________________ пропущенные номера ______
+ листов внутренней описи ____________________________________________
-------------------------------------------------
| Особенности физического состояния | NN листов |
| и формирования дела | |
|-----------------------------------|-----------|
| 1 | 2 |
|-----------------------------------|-----------|
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
-------------------------------------------------
______________________________________________________________________
(должность лица, расшифровка подписи,дата) ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА
Приложение N 12
к Типовой инструкции
по делопроизводству
в министерствах и ведомствах
Приднестровской Молдавской Республики
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N ________________
----------------------------------------------------------------------
| N | Индекс | Дата | Заголовок | Номера | Примечание |
| п/п | документа | документа | документа | листов дела | |
|-----|-----------|-----------|-----------|-------------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|-----|-----------|-----------|-----------|-------------|------------|
| | | | | | |
----------------------------------------------------------------------
Итого ___________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись Расшифровка
документов дела Подпись подписи
Дата ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
Приложение N 13
к Типовой инструкции
по делопроизводству
в министерствах и ведомствах
Приднестровской Молдавской Республики
______________________________________________________________________
(наименование министерства или ведомства)
______________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ N
______________________________________________________________________-------------------------------------------------------------------------------
| | Индекс | Заголовок | Дата | Количество | Срок | |
| N | дела | дела | дела | листов | хранения | Примечание |
| п/п | (тома, | (тома, | (тома, | в деле | дела (тома, | |
| | части) | части) | части) | (томе,части) | части) (1) | |
|-----|--------|-----------|--------|--------------|-------------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|-----------------------------------------------------------------------------|
| Название раздела |
|-----------------------------------------------------------------------------|
| | | | | | | |
|-----|--------|-----------|--------|--------------|-------------|------------|
| | | | | | | |
|-----|--------|-----------|--------|--------------|-------------|------------|
| | | | | | | |
-------------------------------------------------------------------------------
В данную опись внесено __________________________ дел с N ____________
(цифрами и прописью)
по N _________________________________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Расшифровка
составителя описи Подпись подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО(2)
Наименование должности Протокол ЭК структурного
составителя описи подразделения
Подпись Расшифровка от _________ N _________
подписи
Дата
Передал __________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и ____________________________ регистрационно-контрольных карточек к
(цифрами и прописью)
документам
Наименование должности сотрудника Расшифровка
структурного подразделения Подпись подписи
Дата
Принял __________________________ дел и ______________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных карточек к документам
Наименование должности работника Расшифровка
архива министерства или ведомства Подпись подписи
Дата ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И
ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
__________________________
(1) Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
(2) При наличии ЭК структурного подразделения.
Приложение N 14
к Типовой инструкции
по делопроизводству
в министерствах и ведомствах
Приднестровской Молдавской Республики
Наименование министерства УТВЕРЖДАЮ
или ведомства Наименование должности
А К Т руководителя министерства
____________ N __________ или ведомства
_________________________ Подпись Расшифровка
(место составления) подписи
Дата
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании _________________________________________________________
(наименование и выходные данные перечня документов с
______________________________________________________________________
указанием сроков хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N ___________________
(название фонда)-----------------------------------------------------------------------------------------------------
| | Заголовок | Дата | Номера описей | Индекс | Количество | Сроки | |
| N | дела или | дела | (номенклатур) | дела (тома, | дел (томов, | хранения | Примечание |
| п/п | групповой | или | за годы | части) по | частей) | дела (тома, | |
| | заголовок | крайние | | номенклатуре | | части) | |
| | дела | даты | | или N дела | | и номера | |
| | | дел | | по описи | | статей по | |
| | | | | | | перечню | |
|-----|-----------|---------|---------------|--------------|-------------|-------------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|-----|-----------|---------|---------------|--------------|-------------|-------------|------------|
| | | | | | | | |
|-----|-----------|---------|---------------|--------------|-------------|-------------|------------|
| | | | | | | | |
|-----|-----------|---------|---------------|--------------|-------------|-------------|------------|
| | | | | | | | |
|-----|-----------|---------|---------------|--------------|-------------|-------------|------------|
| | | | | | | | |
-----------------------------------------------------------------------------------------------------
Итого ________________________________ дел за ___________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ______________ годы утверждены, а по
личному составу согласованы с ЭПК ____________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от _________________________ N ____________________________)
Наименование должности
лица, проводившего
экспертизу ценности Расшифровка
документов Подпись подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от _____________ N _________
Документы в количестве ___________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
весом _____________ кг сданы в _______________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ______________________
N __________________Наименование должности работника министерства или ведомства, Расшифровка сдавшего документы Подпись подписи
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
архива (службы ДОУ), внесшего Расшифровка
изменения в учетные документы Подпись подписи
Дата
ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ